Registro de una Nota de Venta interna

La Nota de Venta es un documento interno: no se envía a SUNAT y no tiene validez tributaria. Sirve para registrar la venta, cobrarla (total o parcialmente), entregar el producto y llevar control de ganancias. Después puedes convertirla en boleta o factura cuando el cliente lo pida.

En resumen: cómo crear una nota de venta

1. Ve a Ventas → Notas de Venta y presiona Nuevo.
2. Elige el Cliente (escribe su nombre o documento; si no existe, créalo ahí mismo con el +).
3. Revisa Serie y Moneda — normalmente ya vienen puestas.
4. Presiona + Agregar Producto (atajo F2) y agrega lo que vas a vender.
5. Elige la condición de pago (Contado, Crédito o Crédito con cuotas) y registra el pago.
6. Presiona Generar.
7. Desde el modal que se abre, imprime o envía la nota al cliente por correo o WhatsApp.

¿No te deja crear la nota?

Si al presionar Nuevo el sistema te manda a la pantalla de Caja, es porque no tienes una caja chica aperturada. Ábrela primero y vuelve a intentar. Esta es la causa más común de este problema.

El resto del artículo explica en detalle cada campo, cómo cobrar después, editar, anular y convertir la nota en boleta o factura.

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Crear una Nota de Venta — detalle

Ve a Ventas → Notas de Venta y presiona Nuevo.

Datos principales

Campo	Detalle
Fec. Emisión	Obligatorio. Al cambiarla se actualizan el tipo de cambio y el % de IGV.
Fec. Vencimiento	Opcional. No permite fechas anteriores a hoy. Se completa sola según la condición de pago.
Cliente	Obligatorio. Escribe el nombre o el número de documento. Si no existe, puedes crearlo sin salir de la pantalla (ícono + al costado, o la opción Crear cliente “…” dentro del desplegable). Si escribes 8 u 11 dígitos y presionas Enter, abre directo el formulario de cliente nuevo con el DNI/RUC ya puesto.
Serie	Obligatoria. Solo muestra series de nota de venta de tu establecimiento.
Moneda	Obligatoria.
Tipo de cambio	Obligatorio. Se trae de SUNAT según la fecha, pero puedes editarlo a mano.

No aparece un campo de proveedor por error

Si eliges una persona registrada como proveedor, el sistema rechaza el guardado. El cliente tiene que estar registrado como cliente.

Información Adicional (panel lateral)

Se abre con la pestaña Abrir Información Adicional en el borde derecho:

• Vendedor — se completa solo si el cliente tiene vendedor asignado.
• No descontar stock — interruptor. Si lo activas, esta nota no descuenta inventario al guardarse.
• Tipo periodo y Cant. Periodos — para ventas recurrentes. Elige Mensual o Anual y cuántos periodos. El sistema te muestra en vivo un texto como “Se duplicará cada 3 meses”. Si eliges tipo de periodo, la cantidad debe ser mayor a 0 o no te deja guardar.
• Porcentaje otros cargos — solo aparece si tu empresa activó el cargo automático.
• Placa, Orden de compra, Observación — campos de referencia libres.

Si tu empresa configuró campos personalizados, aparecen debajo. Si alguno obligatorio queda vacío, el sistema avisa al guardar.

Condición de pago

Aparece cuando el total es mayor a 0. Tres opciones: Contado, Crédito, Crédito con cuotas.

Cliente con deuda vencida

Si tu empresa activó la restricción por deuda vencida y el cliente la supera, las opciones de crédito se bloquean y solo puedes emitir al contado. El sistema te avisa: “El cliente excede los N días de vencimiento de crédito.”

Agregar productos

Hay tres formas:

1. Botón + Agregar Producto (atajo de teclado F2).
2. Botón Ítem rápido — para cobrar algo que no está en tu catálogo (un flete, un servicio puntual). No afecta el inventario. Solo aparece si tu empresa activó “Producto temporal en ventas”.
3. Buscador rápido arriba de la tabla — solo si tu empresa activó “Buscar/Agregar productos en formulario principal”.

Dentro del diálogo del producto

Lo esencial: Producto/Servicio (buscador, con + para crear uno nuevo si tienes permiso), Cantidad, Precio Unitario y Total.

Otras opciones según el producto y tu configuración:

• Producto manual — casilla para escribir una descripción libre en vez de elegir del catálogo.
• Buscar por código de barras y Solo productos con stock — casillas de ayuda para el buscador.
• Variante / Talla / Color — obligatorios si el producto los tiene.
• Afectación IGV — bloqueado hasta que marques la casilla Editar al costado.
• Seleccionar lote / Seleccionar series — enlaces que aparecen si el producto maneja lotes o series/IMEI. Si eliges menos series que la cantidad vendida, el sistema avisa: “La cantidad de series seleccionadas son diferentes a la cantidad a vender”.
• Reemplazar nombre / Nombre producto en PDF — te deja cambiar cómo aparece ese producto solo en el PDF, sin tocar el catálogo. La línea queda marcada con la etiqueta naranja RENOMBRADO. Solo aparece si tu empresa activó “Editar nombre de productos” — ver detalle en Cómo emitir una boleta o factura.
• Lista de Precios — tabla con las presentaciones del producto (Unidad / Descripción / Factor / Precios). Haz clic en un precio para aplicarlo.

Botones útiles del buscador

Al lado del producto hay dos íconos: Ver Stock del Producto (muestra el stock por almacén) e Historial de ventas (qué le has vendido antes a ese cliente).

Editar o quitar una línea ya agregada

Al final de cada fila de la tabla hay dos botones: lápiz (reabre el diálogo para editar) y papelera (elimina la línea).

Si tu empresa activó “Modificar valores en previsualización del documento”, además puedes editar Cantidad, Precio y Total directo en la tabla, sin abrir el diálogo. Esos campos se bloquean si la línea tiene descuentos o cargos.

Descuentos y cargos

Por producto: dentro del diálogo del ítem, en el acordeón + Agregar Descuentos/Cargos/Atributos especiales. Cada descuento puede ser por porcentaje o por monto fijo (casilla “Ingresar monto fijo”).

A toda la venta: encima de los totales aparece DESCUENTO MONTO o DESCUENTO % — una casilla alterna entre los dos modos. Al lado, OTROS CARGOS para sumar un monto adicional.

Si el descuento deja el total en 0

Sale el aviso: “El total debe ser mayor a 0, verifique el tipo de descuento asignado.” Depende de cómo esté configurado el tipo de descuento global de tu empresa (si afecta la base imponible o solo resta del total).

Registrar el pago al crear la nota

La tabla de pagos cambia según la condición elegida:

Contado — columnas Método de pago, Destino (caja o cuenta bancaria), Referencia y Monto. El enlace + Agregar pago al pie te deja dividir el cobro entre varios métodos (ej. parte en efectivo, parte por transferencia). Si tu empresa activó “Cargar voucher - Pagos”, aparece además una columna Voucher para adjuntar la foto de la transferencia.

Crédito con cuotas — tabla de Fecha y Monto con el enlace Agregar cuota. Los montos se reparten solos entre las cuotas.

Errores comunes al guardar:

• “Los montos ingresados superan al monto a pagar o son incorrectos” — la suma de pagos pasa el total.
• “El destino del pago es obligatorio” — falta elegir caja o cuenta bancaria.

Cuando la suma de pagos iguala el total, la nota queda marcada como pagada.

Guardar e imprimir

Presiona Generar (atajo ALT+G). Se abre el modal con la nota registrada, desde donde puedes:

Imprimir o descargar en estos formatos: A4, A5, 80MM, 58MM, 50MM. Los formatos de ticket aparecen solo si tu empresa los tiene activados.

Si tu empresa activó “Imprimir ticket en modo texto”, además aparece el botón Imprimir ticket nítido (texto 80mm) — sale más nítido porque usa la fuente propia de la impresora en vez de una imagen.

Enviar al cliente — por correo (campo precargado con el email del cliente) o por WhatsApp. Ver Envío de comprobantes por WhatsApp o correo.

El listado de Notas de Venta

Filtros

Barra principal: Rango de fechas, Cliente (nombre o documento), Serie, Estado pago (Pagado / Pendiente), y los botones Buscar y Limpiar.

El botón Más filtros despliega: Número, Vendedor, Orden de compra, Observaciones, y la casilla Filtrar por placa (que habilita el campo Placa).

Resumen en vivo

Debajo de los filtros el sistema muestra N resultados, Total, Pagado y Por cobrar de lo que estás viendo. No cuenta las notas anuladas.

Columnas

Siempre visibles: Fecha Emisión, Cliente, Nota de Venta, Estado, Acciones. Por defecto también: Moneda, Total, Comprobantes, Estado pago, Pagos y Descarga.

Con el botón Columnas puedes activar muchas más (F. Vencimiento, T.C., Vendedor, Placa, Orden de compra, Pagado, Por pagar, Recurrencia, Estado de despacho, entre otras) y reordenarlas. Tu selección queda guardada para la próxima vez.

Estados

Columna “Estado pago” (el badge de color):

• Pagado (verde) — el total está cubierto.
• Pendiente (naranja) — falta pagar, total o parcialmente.
• Anulado (rojo) — la nota fue anulada.

No existe un estado “Pago parcial”

Si el cliente abonó solo una parte, la nota sigue mostrando Pendiente — no hay un badge intermedio. Para ver cuánto abonó y cuánto falta, abre el modal de Pagos de esa nota.

Las notas anuladas además se pintan de otro color en toda la fila.

Agregar pagos después (abonos)

En el listado, columna Pagos (ícono de billete). Se abre el modal “Pagos del comprobante” con:

• La tabla de pagos ya registrados: Fecha de pago / Método de pago / Destino / Referencia / Archivo / Monto.
• Al pie: TOTAL PAGADO, TOTAL A PAGAR y PENDIENTE DE PAGO.
• Botón Nuevo — aparece solo si queda saldo pendiente.

Al presionar Nuevo completas: Fecha de pago, Método de pago, Destino, Referencia, Archivo (para adjuntar la foto del voucher de transferencia) y Monto. Confirmas con el check ✓.

Si intentas cobrar más de lo que falta, avisa: “El monto ingresado supera al monto pendiente de pago, verifique.”

Eliminar un pago mal registrado

Botón rojo de papelera en la fila del pago. Pide confirmación. Al eliminarlo, el sistema borra también el movimiento de caja asociado y recalcula el saldo — si vuelve a quedar saldo pendiente, la nota deja de estar marcada como pagada.

No se puede editar un pago

Desde Notas de Venta solo puedes agregar y eliminar pagos, no editarlos. Si registraste un pago con el monto o método equivocado, elimínalo y vuelve a registrarlo.

Permisos de pagos

Registrar, editar y eliminar pagos son permisos separados que se asignan por usuario en Usuarios y Locales. Si no ves el botón o te rechaza la acción, pide que te habiliten el permiso correspondiente.

Editar una Nota de Venta

Menú ⋮ de la fila → Editar. Se abre el mismo formulario en modo edición. Puedes cambiar cliente, fechas, productos, descuentos, condición de pago y pagos. El número de la nota no cambia.

La opción Editar desaparece si:

• La nota ya se convirtió en boleta o factura.
• La nota está anulada.
• La nota vino de un pedido externo.
• Eres vendedor y tu empresa no activó “Habilitar acciones para vendedores”.

Tener pagos NO impide editar

Puedes editar una nota que ya tiene pagos registrados. Ojo: al guardar, los pagos se vuelven a registrar según lo que tenga el formulario en ese momento.

Convertir en comprobante electrónico

Menú ⋮ → Generar comprobante. Solo aparece si la nota todavía no fue convertida y no está anulada.

En el modal eliges: Tipo comprobante, Serie, Observaciones, Vendedor, Condición de pago, Fecha de emisión y Fecha de vencimiento. También puedes marcar Generar Guía Remisión para que salga la guía en el mismo paso.

Si la nota ya tiene un pago registrado

La opción Crédito queda bloqueada con el aviso: “Esta nota ya tiene un pago registrado. Solo puedes generar al contado.”

Juntar varias notas en un comprobante

En la cabecera del listado hay un botón Generar comprobante desde múltiples Notas. Filtras por cliente y rango de fechas, marcas las notas que quieres unir, y presionas Generar CPE. Todas deben ser del mismo cliente.

Anular vs. Eliminar

Son cosas distintas:

Anular (menú ⋮ → Anular) — la nota queda registrada con estado Anulado. Devuelve el stock al almacén, registra el movimiento en el kardex y libera las series/IMEI vendidas. Requiere el permiso “Anular nota de venta”.

No se puede anular si ya generó comprobante

Sale el aviso: “Esta nota de venta ya fue convertida en el comprobante {SERIE-NÚMERO}. Para anular la operación, anule ese comprobante directamente.”

Eliminar (menú ⋮ → Eliminar) — borra el registro por completo, junto con sus pagos. Solo aparece si tu empresa activó “Habilitar eliminación manual de documentos” y requiere el permiso “Eliminar venta”. Si la nota está referenciada por otros registros, no se puede eliminar.

Otras acciones del menú ⋮

Opción	Qué hace
Duplicar nota de venta	Crea una copia con número nuevo, sin comprobante vinculado.
Generar guía	Crea una guía de remisión a partir de la nota.
Generar guía desde CPE	Si ya se convirtió, genera la guía desde el comprobante.
Despachar	Registra la entrega. Solo si tu empresa activó el botón Despachar.
Crear envío	Si tienes el módulo de Envíos habilitado.
Imprimir	Abre el modal con todos los formatos.
Eliminar factura relacionada	Desvincula la nota del comprobante generado para poder emitir otro. Solo si tu empresa lo tiene habilitado.

Control de entrega (Despacho)

La columna Estado de despacho muestra ENTREGADO, PENDIENTE o PARCIAL. Al hacer clic puedes registrar quién recogió, quién despachó, fecha y hora. Esto es un control interno de entrega, no una Guía de Remisión oficial de SUNAT.