Cotizaciones

En resumen: cómo crear una cotización

1. Ve a Ventas → Cotizaciones y presiona Nuevo.
2. Elige el Cliente (o créalo ahí mismo) y completa el Tiempo de Validez.
3. Agrega los productos.
4. Presiona Generar.
5. En el diálogo que se abre, imprime o envíala al cliente por correo o WhatsApp.

“Tiempo de Validez” es texto libre, no una fecha

Aunque parezca un campo de fecha, es un campo de texto — puedes escribir lo que quieras: “15 días”, “hasta fin de mes”, “válido por 30 días”. Lo mismo pasa con “Tiempo de Entrega”.

El resto del artículo cubre todos los campos, cómo convertir la cotización, los pagos a cuenta y el listado completo.

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Las dos formas de crear una cotización

1. Botón Nuevo del listado (o el botón “Crear” que está en el menú lateral junto a Cotizaciones).
2. Desde una Oportunidad de Venta — en ese listado, menú de acciones → “Generar cotización”. La cotización se abre con el cliente, la moneda, los totales y todos los productos ya copiados. Al guardar, en vez del diálogo normal solo sale el mensaje “La cotización X fue generada”.

Campos de la cabecera

Campo	Detalle
Serie	Solo aparece si tu empresa creó series para cotizaciones. Si no, el prefijo es COT fijo
Fec. Emisión	No se puede dejar vacía. Al cambiarla se recalcula el % de IGV
Tiempo de Validez	Texto libre (ver nota arriba)
Cliente	Busca por nombre o documento. Si no existe, sale “Crear cliente …” en el desplegable, o usa el ícono + al costado
Historial de Cliente	Botón que aparece al elegir cliente (para administradores, o si tu empresa activó el historial)
Dirección	Solo si el cliente tiene varias direcciones registradas
Condición de pago	Contado o Crédito — define qué tabla de pagos aparece abajo
Moneda
Tipo de cambio	Se trae solo desde SUNAT según la fecha

No puedes cotizar a un proveedor

Si eliges una persona registrada como proveedor, el sistema lo rechaza: “El cliente seleccionado está registrado como proveedor, no como cliente”.

Panel “Información Adicional”

Se abre con el botón lateral. Contiene, en orden: Vendedor (se bloquea si eres vendedor sin permiso de cambiarlo), Dirección de envío, Tiempo de Entrega (texto libre), Número de cuenta, Contacto, Teléfono, Observación (hasta 1000 caracteres, con contador), Información referencial, y los campos personalizados que tu empresa haya definido.

Agregar productos

Dos formas: el buscador rápido sobre la tabla (agrega directo), o el diálogo completo.

Selector de lista de precios

Al costado del buscador hay un selector con Precio principal · Precio 1 · Precio 2 · Precio 3 (los nombres los define tu empresa). Solo aparece si no tienes activada la opción de listas de producto.

Campos del diálogo de producto

Campo	Detalle
Producto manual	Casilla que convierte el diálogo en captura libre: en vez de buscar en el catálogo, escribes la Descripción del Producto/Servicio (hasta 500 caracteres)
Producto/Servicio	Buscador con ícono + para crear el producto al vuelo. Cada resultado muestra su stock y precio
Buscar por código de barras	Casilla
Solo productos con stock	Casilla
Impuesto a la Bolsa Plástica	Casilla (ICBPER)
Afectación Igv	Bloqueado — marca la casilla “Editar” al costado para cambiarlo
Cantidad	Mínimo 0.01
Precio Unitario	Se bloquea si no tienes permiso de editar precios. Si tu empresa lo activó, el símbolo de moneda se convierte en un selector por línea
Total	Al escribirlo, recalcula el precio unitario hacia atrás
[✓ Seleccionar lote]	Si el producto maneja lotes
[✓ Seleccionar series]	Si el producto maneja series/IMEI
Atributo extra (visible en PDF)	Dos campos: nombre y valor, que salen impresos
Reemplazar nombre / Nombre producto en PDF	Editor de texto para cambiar cómo sale el nombre solo en esta cotización, sin tocar el catálogo. Solo aparece si tu empresa activó “Editar nombre de productos” — ver detalle en Cómo emitir una boleta o factura
Lista de Precios	Tabla con Unidad · Descripción · Factor · Precios — haz clic en el precio que corresponde

Botones útiles al costado del producto: Ver Stock del Producto e Historial de ventas.

Precio mínimo

Si tu empresa configuró un precio mínimo por producto y el precio está por debajo, el botón Agregar se deshabilita con un aviso explicativo.

Descuentos, cargos y atributos por línea

En el acordeón “+ Agregar Descuentos/Cargos/Atributos especiales” hay tres tablas: Descuentos (por porcentaje o monto fijo, con la casilla “Ingresar monto fijo”), Cargos (solo por porcentaje) y Atributos.

Descuento global y totales

DESCUENTO MONTO / DESCUENTO % — una casilla alterna entre los dos modos. Solo aparece si tu empresa tiene activo el descuento global y el total es mayor a 0.

Las filas de totales que se muestran (solo si tienen monto): Op. Exportación · Op. Gratuitas · Op. Inafectas · Op. Exoneradas · Op. Gravada · IGV · Descuentos totales · Total a pagar.

Pagos dentro del formulario

Aparecen solo cuando ya hay productos cargados:

• Contado — tabla con Método de pago, Destino, Referencia y Monto, con el enlace [+ Agregar] para dividir el cobro.
• Crédito — tabla con Método de pago, Fecha y Monto (el monto es de solo lectura).

Errores comunes: “Los montos ingresados superan al monto a pagar o son incorrectos” y “El destino del pago es obligatorio”.

Después de guardar

Se abre el diálogo “Cotización registrada: COT-XXX” con:

• Tres botones de formato: A4 · A5 · Tk 80mm.
• Campo de correo con botón Enviar.
• Campo de teléfono +51 con botón “Enviar URL” (abre WhatsApp con el enlace).
• Botón verde “Enviar PDF por WhatsApp” si tu empresa tiene ese servicio activo — manda el PDF real, no solo el enlace.
• Casilla “Generar comprobante electrónico” (solo la ven los administradores).
• Botones “Ir al listado” y “Nueva cotización”.

Convertir la cotización

Hay tres caminos distintos, y es importante no confundirlos:

1. Generar comprobante (boleta o factura)

Menú ⋮ → Generar comprobante. No abre ningún diálogo: te lleva directo al formulario normal de emisión de comprobante, ya precargado con los datos de la cotización. Ahí eliges factura o boleta, serie, y todo lo demás como en cualquier venta.

2. Generar nota de venta

Menú ⋮ → Generar nota de venta (o la casilla del diálogo posterior). Abre un diálogo propio.

Este diálogo solo genera Nota de Venta

El selector “Tipo comprobante” tiene una sola opción: NOTA DE VENTA. Si quieres una factura o boleta, tienes que usar la opción “Generar comprobante” (camino 1), no esta.

Campos del diálogo: Cliente (precargado), Tipo comprobante (Nota de Venta), Serie, Condición de pago (Contado, Crédito, o Crédito con cuotas), Fecha de emisión, Fecha de vencimiento, Orden de Compra, Observaciones, Vendedor, y el switch ¿Tiene retención de igv? (que se deshabilita solo si el cliente no tiene RUC).

Según la condición de pago aparece la tabla correspondiente: cuotas con fecha y monto, o métodos de pago con destino y referencia.

Si hay productos con series o lotes, aparece la sección Productos con una fila por ítem y tres botones: Lotes, Series y Stock (este último te deja elegir de qué almacén sale la línea).

Validación antes de generar

Si el producto maneja series y no marcaste la misma cantidad: “Las cantidades y series seleccionadas deben ser iguales.” Lo mismo con lotes.

3. Generar Pedido

Menú ⋮ → Generar Pedido. Te lleva al formulario de pedidos con los datos cargados. No aparece si la cotización ya generó un pedido antes.

Quién puede convertir

Por defecto, solo administradores

Un vendedor no puede convertir cotizaciones, salvo que tu empresa active la opción correspondiente en Configuración Avanzada. Además, una cotización anulada o que ya generó un comprobante aceptado o una nota de venta ya no se puede volver a convertir.

Pagos a cuenta

En el listado hay una columna Pagos con su propio botón — sirve para registrar adelantos sobre la cotización.

El diálogo muestra los pagos ya registrados (con fecha, método, destino, referencia, archivo adjunto y monto) y te deja agregar nuevos con: fecha, método de pago, destino, referencia, archivo adjunto (el voucher de la transferencia) y monto. Al pie ves los totales: pagado, a pagar y pendiente. Cada pago se puede eliminar y su adjunto se puede descargar.

El listado

Filtros

Filtro	Opciones
Periodo	Por mes (por defecto) · Por semana · Entre fechas
Estado	Registrado · Aceptado · Rechazado
Filtrar por	Cliente (por defecto) · N° Cotización · Inf. Referencial · Observaciones · Registrado por · Vendedor
Buscar	Si filtras por Cliente es un buscador con autocompletado; para el resto, texto libre

Buscar por número ignora el filtro de fechas

Si buscas por N° de Cotización, el sistema ignora a propósito el rango de fechas — así encuentras la cotización sin importar de qué mes sea.

Columnas

Fijas: Fecha Emisión · Cliente · Estado · E. Entrega (si tu empresa lo activó) · Cotización · Pagos · Acciones.

Visibles por defecto (se pueden ocultar): Registrado por · Vendedor · Comprobantes · Notas de venta · Oportunidad Venta · Moneda · T.Gravado · T.IGV · Total · PDF.

Ocultas por defecto (se pueden activar): T.Exportación · T.Inafecto · T.Exonerado · T.Gratuito · Contrato · T.Entrega · Inf.Referencial · Pedidos · Tipo de cambio.

Tu configuración de columnas se guarda en el servidor

Si activas u ordenas columnas, esa configuración te sigue aunque entres desde otra computadora.

Detalles útiles: la columna Comprobantes lista los números generados, y los anulados o rechazados salen en rojo. La columna Oportunidad Venta tiene un botón 👁 que abre un resumen con los productos.

Estados

El estado se cambia directo en la tabla

La columna Estado es un selector editable: cambias el estado ahí mismo (Registrado, Aceptado o Rechazado), confirmas, y se guarda.

Excepción: una cotización Anulada no es editable — se muestra solo el texto y toda la fila se pinta de rojo.

Acciones (menú ⋮)

Acción	Cuándo aparece
Generar comprobante	Si la cotización todavía se puede convertir
Generar nota de venta	Ídem
Enviar cotización	Siempre — abre un diálogo con correo y WhatsApp
Generar Pedido	Si no generó un pedido antes
Guía	Siempre — genera una guía de remisión desde la cotización
Generar contrato / Ver contrato	Según si ya tiene contrato generado
Editar	Solo si NO tiene comprobantes asociados y no está anulada
Duplicar	Siempre — crea una copia con número nuevo y estado Registrado
Anular	Solo si NO tiene comprobantes asociados y no está anulada

Anular no borra la cotización

Queda en el listado, en rojo, y ya no se puede editar ni convertir.

Imprimir y descargar

El botón PDF de la fila abre un diálogo con 5 botones: Imprimir en A4, Ticket o A5; y Descargar en A4 o Ticket.

Es distinto al diálogo que sale al guardar

El diálogo posterior a guardar ofrece A4, A5 y Tk 80mm sin botones de descarga separados. Son dos pantallas distintas para lo mismo.

El PDF se genera con la plantilla configurada en tu establecimiento, y se regenera cada vez que lo descargas (si cambiaste el logo o los datos de la empresa, salen actualizados).

Mostrar tus cuentas bancarias (con el logo del banco) en el PDF

Si quieres que el PDF de la cotización muestre tus cuentas bancarias — con el logo del banco, para que el cliente sepa dónde transferir — activa el interruptor “Mostrar cuentas bancarias” en Configuración Avanzada → PDF → Formato y tickets.

También aplica a Facturas, Boletas y Notas de Venta

Es el mismo interruptor para los 4 tipos de documento — no hay uno separado solo para cotizaciones.

Además de activar el interruptor, necesitas tener al menos una cuenta registrada en Cuentas bancarias con el switch “Mostrar cuenta en los reportes de comprobantes” encendido — si no, el interruptor no tiene ninguna cuenta que mostrar.

El logo no siempre aparece

El sistema reconoce el logo de BCP, BBVA, Continental, Scotiabank, Interbank, Banco de Comercio, Pichincha y Yape. Si tu cuenta es de otro banco, igual se muestra el número de cuenta y el CCI — solo que sin el logo, en texto plano. No se puede subir un logo propio.

Permisos

Para ver el módulo necesitas tener Ventas y el nivel Cotizaciones habilitados en tu usuario. Si tienes Ventas pero no el nivel, la opción aparece con una corona (función premium).

Los vendedores solo ven sus propias cotizaciones. Además, hay dos permisos de campo: poder editar el precio de los productos, y poder cambiar el vendedor asignado.