Cómo emitir una boleta o factura

En resumen: cómo emitir un comprobante

1. Ve a Ventas → Comprobantes → Nuevo Comprobante.
2. Elige el Tipo de comprobante (Factura o Boleta) y la Serie.
3. Busca el Cliente por nombre o número de documento (si no existe, lo creas ahí mismo).
4. Presiona + Agregar Producto (atajo F2) y agrega lo que vas a vender.
5. Elige la Condición de pago y registra el pago si es al contado.
6. Presiona Generar (atajo ALT+G).

Atajos que te ahorran tiempo

F2 abre el diálogo de producto · Esc lo cierra · ALT+G genera el comprobante · ALT+N cierra el diálogo posterior · ALT+P imprime en 50mm.

El resto del artículo cubre todos los campos, las reglas de SUNAT (detracción, retención, anticipos), el listado y todas las acciones.

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Campos de la cabecera

Campo	¿Obligatorio?	Detalle
Fec. Emisión	Sí	Al cambiarla se recalcula solo el tipo de cambio del día y el % de IGV. Se bloquea si el método de pago tiene días de crédito
Fec. Vencimiento	Sí	Se autocompleta igual a la fecha de emisión
Tipo comprobante	Sí	Factura o Boleta. Se bloquea al editar un comprobante existente
Serie	Sí	Solo las series de tu establecimiento para ese tipo de documento
Tipo Operación	Sí	Viene “Venta interna” por defecto. Aquí eliges Exportación, Detracción, etc.
Moneda	Sí	Al cambiarla se recalculan todas las líneas
Tipo de cambio	Sí	Se trae solo desde SUNAT según la fecha, pero puedes editarlo
Cliente	Sí	Escribe nombre o número de documento

Si tu empresa está en RUS

El selector de tipo de comprobante desaparece y solo puedes emitir Boletas — aparece un texto fijo “BOLETA ELECTRÓNICA” con una etiqueta RUS. Para cambiarlo tienes que ir a Configuración → Empresa.

No puedes fechar muy hacia atrás

Si eliges una fecha anterior al límite de días que tu empresa configuró, sale el aviso “No puede seleccionar una fecha menor a N día(s)” y desaparecen los botones Generar y Vista Previa. Esto siempre aplica a Facturas; a Boletas solo si tu empresa lo activó.

Sobre el cliente

• Si escribes solo números, el sistema adivina el tipo de documento: 8 dígitos → DNI, 11 → RUC.
• Si no aparece en la búsqueda, sale la opción “Crear cliente …” dentro del desplegable, o puedes usar el ícono de persona a la derecha.
• Si eliges Factura, solo se listan clientes con RUC. Si ya tenías uno sin RUC seleccionado y cambias a Factura, la selección se borra automáticamente.

Al elegir el cliente, el sistema automáticamente: carga sus direcciones, marca la retención de IGV si es agente de retención, le asigna su vendedor, consulta sus puntos acumulados y su deuda vencida.

También aparece el botón Historial de Cliente para ver qué le has vendido antes.

Otros campos que pueden aparecer

• Dirección — si el cliente tiene más de una registrada.
• ¿Venta itinerante? — con opción de “Dirección anexo al cliente” o “Establecimiento de un tercero inscrito en el RUC” (con su RUC). Si activas venta itinerante, es obligatorio vincular al menos una guía o no te deja emitir.
• Puntos acumulados / Puntos por la compra — si tu empresa usa sistema de puntos.
• Consignado — si tu empresa lo tiene activo y el cliente tiene consignados registrados.
• Campos personalizados — los que tu empresa haya definido. Si alguno obligatorio queda vacío, no te deja emitir.

Panel “Información Adicional”

Se abre con la pestaña lateral “Abrir Información Adicional”.

Puedes personalizar qué campos ves

El botón “Personalizar campos” abre un panel donde marcas/desmarcas qué campos mostrar, y puedes fijar (📌) los que más usas para que suban a una barra de “Campos principales” arriba, reordenable arrastrando. Los campos obligatorios de SUNAT no se pueden ocultar.

Campos ocultables: Orden de Compra, N° Paquetes, Observaciones, N° Placa y Vendedor.

Interruptores

Interruptor	Por defecto	Qué hace
¿Es comprobante de contingencia?	Apagado	Cambia a las series de contingencia
¿Es un pago anticipado?	Apagado	Al activarlo eliges la afectación: Gravado, Exonerado, Inafecto o Exportación
Deducción de los pagos anticipados	Apagado	Te deja vincular comprobantes de anticipo previos y descontar su monto
Mostrar términos y condiciones	Encendido	Copia al comprobante el texto de términos que tengas configurado
No descontar stock	Apagado	Este comprobante no descuenta inventario al guardarse
¿Tiene retención de igv?	Se marca solo si el cliente es agente de retención	Solo aparece si el cliente tiene RUC

Campos de texto

Orden de Compra, N° Paquetes, Observaciones, N° Placa (solo si tu empresa tiene el giro automotriz/taller — la placa se copia como atributo SUNAT en todas las líneas), y Vendedor.

Guías de remisión vinculadas

Puedes vincular guías con el enlace “Agregar guía”: eliges el tipo (Remitente o Transportista) y escribes el número. Las filas que dejes vacías se descartan solas al emitir.

Agregar productos

Hay varias formas:

1. Botón + Agregar Producto o la tecla F2.
2. Buscador rápido sobre la tabla (si tu empresa lo activó).
3. Botón ⚡ Ítem rápido — para cobrar algo sin crearlo en el catálogo (un flete, un servicio puntual). No afecta el inventario.
4. Ctrl+T dentro del diálogo, para un producto temporal.
5. Automáticamente, cuando el comprobante viene de una nota de venta, cotización, pedido, despacho o mesa de restaurante.

Apagar el botón “Ítem rápido”

Si no quieres que tus vendedores agreguen productos fuera del catálogo, ve a Configuración → Configuración Avanzada → Inventario y apaga el interruptor “Producto temporal en ventas”. Con esto apagado, el botón deja de aparecer en Comprobantes, Notas de Venta y Cotizaciones.

El diálogo del producto

Campo	¿Obligatorio?	Detalle
Producto/Servicio	Sí	Cada resultado muestra su stock y precio. Si no existe, sale “Crear producto …”. Al editar una línea queda bloqueado
Afectación Igv	Sí	Viene bloqueado — marca el checkbox “Editar” al costado para cambiarlo
Cantidad	Sí	Mínimo 0.01. Puede mostrar “Límite diario: N uds.” si el producto tiene tope
Variante	Sí, si el producto tiene	Muestra el stock de cada variante; las agotadas salen bloqueadas
Talla / Color	Sí, si el producto los tiene	Solo si no maneja variantes
Precio Unitario	Sí, mayor a 0	Se bloquea si no tienes permiso de editar precios o el producto tiene precio fijo. Al enfocarlo aparece el aviso “Precio mínimo: S/ X”
Total	—	Editable solo por admin o vendedor con permiso; al escribirlo recalcula el precio unitario
[✔ Seleccionar lote]	Sí, si el producto usa lotes
[✔ Seleccionar series]	Sí, si usa series/IMEI	No aparece si tu empresa asigna las series al despachar en vez de al vender
Reemplazar nombre / Nombre producto en PDF	—	Cambia cómo sale el nombre solo en este comprobante, sin tocar el catálogo. Ver detalle abajo

Junto al producto tienes dos botones: lupa (ver stock por almacén) y lista (historial de ventas del producto).

Reemplazar nombre solo para este comprobante

El campo “Nombre producto en PDF” (o “Reemplazar nombre”, según cómo lo tenga configurado tu empresa) te deja escribir un nombre distinto para ese producto que solo se imprime en este comprobante puntual — el nombre real en tu catálogo de Productos no cambia. La línea queda marcada en la tabla con la etiqueta ámbar RENOMBRADO.

Solo aparece si tu empresa activó la opción “Editar nombre de productos” en Configuración Avanzada. Con esa opción apagada, el campo no se muestra y no puedes cambiar el nombre al vender.

Además, hay dos opciones relacionadas (también en Configuración Avanzada) que solo cambian qué texto se precarga por defecto en ese campo — no afectan si el campo aparece o no:

• “Usar la descripción como nombre del producto PDF” — al agregar el producto, precarga el campo con la Descripción del producto en vez de su nombre corto.
• “Agregar descripción al producto” — cambia la etiqueta del campo a “Reemplazar nombre” y lo precarga combinando la Descripción y el Nombre del producto.

En cualquier caso, si dejas el campo vacío, el comprobante imprime el nombre real del producto tal como está en tu catálogo.

Aplica igual en Notas de Venta y Cotizaciones

Este mismo campo, con las mismas reglas, existe también al agregar productos en Notas de Venta y en Cotizaciones.

Panel “Filtros” del diálogo

Casillas: Buscar por código de barras, Por presentación, Solo productos con stock (se recuerda para la próxima vez), e Impuesto a la Bolsa Plástica (ICBPER). Además selectores de Marca, Categoría y Almacén (este último solo para administradores).

Lista de Precios (presentaciones)

Si el producto tiene presentaciones, aparece una tabla con Unidad · Descripción · Factor · Precios — haces clic en el precio que corresponde para aplicarlo.

Si el producto tiene presentaciones y no eliges ninguna

Sale una confirmación: “Este producto tiene presentaciones con factor de stock. Si no seleccionas una presentación, se descontará 1 unidad por cada unidad vendida. ¿Deseas continuar sin presentación?”

Descuentos, cargos y atributos por línea

En el panel “+ Información adicional” del diálogo puedes agregar, por cada producto: Descuentos (por porcentaje o monto fijo), Cargos (por porcentaje) y Atributos SUNAT.

Qué valida al agregar un producto

En este orden: producto restringido para venta en CPE, confirmación de presentación, stock disponible, precio por debajo del costo de compra, descripción vacía, precio en 0 o negativo, lote no elegido, variante/talla/color sin elegir, precio de compra mayor al de venta, y que la cantidad de series elegidas coincida con la cantidad a vender.

También te avisa (sin bloquear) si el total de la línea supera S/ 700 y el producto está sujeto a detracción.

La tabla de productos

Columnas: # · Descripción · Unidad · Cantidad · Valor Unitario · Precio Unitario · Subtotal · Total.

Si tu empresa activó “modificar valores en previsualización”, los 5 campos numéricos se editan directo en la tabla; si no, es solo lectura y editas desde el diálogo.

Cuándo se bloquea la edición en tabla

Si esa línea tiene descuentos, cargos o ISC, los campos quedan bloqueados — hay que editarla desde el diálogo del producto.

En la descripción pueden aparecer etiquetas: RÁPIDO (morada, ítem temporal que no afecta inventario) y RENOMBRADO (ámbar, nombre personalizado para este documento).

Descuentos y cargos globales

DESCUENTO MONTO / DESCUENTO % — una casilla alterna entre los dos modos (viene en MONTO por defecto). Solo aparece si tu empresa lo tiene activo.

¿El descuento afecta la base del IGV?

Depende del tipo de descuento que tu empresa configuró: uno sí afecta la base imponible (recalcula el IGV) y el otro no (solo resta del total). El ícono de información junto al campo te muestra cuál tienes configurado.

OTROS CARGOS — un monto adicional. Si tu empresa activó el cargo automático por porcentaje, el campo queda bloqueado y se calcula solo. Este cargo no afecta la base imponible.

RECARGO POR CONSUMO Y/O PROPINA — solo si tu empresa tiene el giro restaurante.

Filas de totales

Se muestran solo las que tienen monto: M. Detracción · Op. Exportación · Op. Gratuitas · Op. Inafectas · Op. Exoneradas · Op. Gravada · Anticipos · IGV · ISC · ICBPER · Subtotal · Descuentos totales · Otros cargos · Importe total · M. Retención · Total a pagar · Condición de pago · M. Pendiente.

Pagos

Condición de pago — tres opciones:

• Contado — tabla de pagos con Voucher (si tu empresa lo activó), Método de pago, Destino, Referencia y Monto. El enlace “Agregar pago” te deja dividir el cobro entre varios métodos.
• Crédito — cuota única con método, fecha y monto.
• Crédito con cuotas — varias cuotas con fecha y monto, con el enlace “Agregar cuota”.

Cliente con deuda vencida

Si tu empresa activó la restricción por deuda vencida y el cliente la supera, las dos opciones de crédito quedan bloqueadas y aparece: “El cliente excede los N días de vencimiento de crédito. Solo puede emitir comprobantes al contado.”

Métodos de pago con plazo

Si eliges un método que tiene días de plazo, la fecha de vencimiento se recalcula sola, queda bloqueada, y desaparece la tabla de pagos — el comprobante queda como pendiente de cobro.

Errores comunes al emitir: “Los montos ingresados superan al monto a pagar o son incorrectos”, “El destino del pago es obligatorio”, o que la caja elegida esté cerrada.

Agregar pagos después de emitido

Sí se puede: en el listado, menú ⋮ → Pagos. Ahí ves los pagos ya registrados y agregas nuevos con fecha, método, destino, monto y si el pago fue recibido. También hay un botón de Link de pago para los pendientes. Eliminar un pago requiere permiso específico.

Reglas de SUNAT

Detracción

Aplica con los tipos de operación de detracción. El diálogo pide: Bienes y servicios sujetos a detracciones, Método de pago, N° Cta Detracciones (viene de tu empresa), N° Constancia de pago, Monto (calculado) e Imagen de la constancia. Si es transporte de carga, además pide ubigeo y dirección de origen y destino, valores referenciales y detalle del viaje.

Montos mínimos

El sistema exige que la operación supere S/ 700 (o S/ 400 para transporte de pasajeros). Si tu empresa activó la opción de permitir detracción bajo el mínimo, estas validaciones no aplican.

Retención de IGV

El interruptor solo aparece si el cliente tiene RUC, y se marca solo si es agente de retención. Si el total no supera S/ 700, la retención se desactiva automáticamente.

Anticipos

Puedes marcar el comprobante como pago anticipado, o deducir anticipos previos vinculando los comprobantes correspondientes con su monto. La afectación de los ítems debe coincidir con la del anticipo, o no te deja emitir.

ICBPER (bolsa plástica)

Se marca por producto, con la casilla “Impuesto a la Bolsa Plástica” en el panel de Filtros del diálogo. Aparece como fila propia en los totales.

Validaciones antes de emitir

• Si el total supera S/ 700 y usaste el cliente genérico “Clientes varios”, sale una ventana: “Montos mayores a S/ 700 no pueden usar «Clientes varios»”.
• Campos personalizados obligatorios vacíos.
• Venta itinerante sin guía vinculada.
• Series seleccionadas ≠ cantidad vendida.
• Puntos a canjear mayores a los acumulados.
• Que tu empresa tenga certificado digital cargado.

También tienes el botón Vista Previa para revisar el PDF antes de emitir.

Al presionar Generar

1. Se crea el comprobante.
2. Se envía automáticamente a SUNAT si tu empresa tiene el envío automático activo (siempre para Facturas; para Boletas solo si además activó el envío individual — si no, la boleta espera el resumen diario).
3. Se limpia el formulario para el siguiente comprobante.
4. Se registra en tu caja abierta.
5. Se imprime automáticamente si tu empresa activó la impresión automática.

El diálogo posterior

Te muestra el resultado con color: ✅ Comprobante Generado, ⚠️ Observado, o ❌ Rechazado (con el mensaje y código de SUNAT).

Rechazado es un estado final

Si SUNAT rechaza el comprobante, no se puede corregir ni reenviar — hay que emitir uno nuevo con los datos corregidos. El mismo diálogo te ofrece los botones “Copiar y corregir” y “Soporte por WhatsApp”.

Formatos de descarga: A4 y A5 siempre; 80mm, 58mm y 50mm según lo que tu empresa tenga activo. Si activó el modo texto, aparece además “Imprimir ticket nítido (texto 80mm)” — sale más nítido porque usa la fuente propia de la impresora.

Desde ahí también puedes: enviar por correo, enviar por WhatsApp, descargar la constancia de detracción, y Consultar CDR (si tu empresa está en producción).

Si no ves este diálogo

Algunas empresas configuran que no aparezca — en ese caso solo sale un mensaje corto de confirmación (verde si todo bien, rojo si SUNAT no lo aceptó).

El listado de comprobantes

Filtros

Barra principal: Rango de fechas, Estado, Cliente.

Más filtros: Tipo comprobante, Serie, Número, Fecha de emisión, Categoría, Productos, Orden de compra, Observaciones, Número de Guía, Placa, y la casilla PEND. DE PAGO.

Columnas

Siempre visibles: #, Emisión, Cliente, Número, Estado, E. Entrega (si tu empresa lo activó), descargas (XML/PDF/CDR) y acciones.

Activables desde el botón Columnas: Notas C/D, Guía de Remisión, Placa, Usuario, Tipo de cambio, T.Exportación, T.Gratuito, T.Inafecto, T.Exonerado, F. Vencimiento, Guías, Nota de ventas, Pedidos, Email enviado, Total, Moneda, Orden de Compra, SOAP, Saldo, T.Cargos, Fecha de pago, Creado, Actualizado, Teléfono, Productos, T.Gravado, T.IGV. (Las cuatro en negrita vienen activas de fábrica.)

Colores que te avisan

La Fecha de Vencimiento sale en rojo si hay saldo pendiente y la fecha ya pasó. El Saldo sale en ámbar si queda algo por cobrar y verde si está en cero.

Estados

Estado	Color
Registrado	Celeste — todavía no se envió a SUNAT
Enviado	Azul — esperando respuesta de SUNAT
Aceptado	Verde
Observado	Ámbar
Rechazado	Negro
Anulado	Rojo
Por anular	Amarillo

El puntito animado junto a “Registrado”

Significa que el comprobante aún no llegó a SUNAT — haz clic ahí mismo para enviarlo. Si en cambio el número ya fue registrado en SUNAT con otros datos, el mensaje cambia y el clic te lleva a consultar su estado en vez de reenviarlo.

En “Rechazado” aparece un ícono ⓘ rojo con el motivo exacto y el código de SUNAT.

Botones del encabezado

Ayuda, Importar (varios formatos), Nota de Cpe. Externo (registra un comprobante emitido fuera del sistema), Reporte de Pagos, Emisión Masiva, Validación de CPE, y + Nuevo.

Acciones sobre un comprobante emitido

Acción	Cuándo aparece
Editar	Solo si está en Registrado y tu empresa/usuario tiene ese permiso
Copiar	Casi siempre
Duplicar	Solo administradores
Reenviar	Si el comprobante puede reenviarse (muestra “(intento N)” si ya hubo intentos)
Volver a recrear	Si aplica
Cambiar a estado registrado	Si aplica
Nota	Para emitir nota de crédito/débito sobre él
Guía	Para generar su guía de remisión
Despachar / Despachado	Si tu empresa usa despachos
C. Detracción	Si tiene detracción
Pagos	Siempre
Retención	Si aplica
Consultar en SUNAT	Si aplica
Historial	Siempre
Enviar por WhatsApp	Si tu empresa tiene el envío por WhatsApp activo
Opciones	Siempre — reabre el diálogo con formatos, correo y CDR
Anular	Si el comprobante se puede anular
Eliminar	Solo en casos específicos
Enviar por resumen	Solo administradores

Permisos

• Cambiar precio al vender — sin él, los campos de precio quedan bloqueados en la tabla y en el diálogo.
• Cambiar vendedor — sin él, un vendedor no puede modificar el vendedor asignado.
• Crear nota de crédito/débito — necesario para emitir notas.
• Eliminar pago — necesario para borrar un pago registrado.
• Ser administrador habilita: el filtro de Almacén, el desglose de totales del listado, Duplicar, Enviar por resumen, y emitir por debajo del precio mínimo.