Caja general (abrir, cerrar y cuadrar)
En resumen: el día a día
Sección titulada «En resumen: el día a día»Al empezar el día: POS → Caja general → botón “Aperturar caja chica” → pones el efectivo con el que arrancas → Guardar.
Al terminar: en la fila de tu caja (la amarilla), botón “Cerrar” → cuentas el efectivo físico y lo escribes → Cerrar caja.
La caja es TUYA, no del local ni de la computadora
Sección titulada «La caja es TUYA, no del local ni de la computadora»Esto es lo primero que hay que entender:
- Cada persona abre y cierra su propia caja. Dos vendedores en el mismo mostrador tienen dos cajas distintas.
- Un usuario solo puede tener una caja abierta a la vez. Si intentas abrir otra: “No puede crear caja chica, porfavor cierre caja chica para el usuario definido”.
- Si entras desde dos computadoras con el mismo usuario, es la misma caja. Las ventas de las dos pantallas caen juntas.
- El negocio sí puede tener varias cajas abiertas: una por cada usuario.
Cuando los vendedores venden pero la plata la guarda otro
Sección titulada «Cuando los vendedores venden pero la plata la guarda otro»Existe el campo “Destino de Caja” en la ficha del usuario. Si a un vendedor le pones como destino a la cajera, sus cobros en efectivo caen en la caja de ella. Es el caso típico de un restaurante: los mozos toman pedidos, la cajera maneja la plata.
El propio campo lo aclara: “Los pagos en efectivo irán a la caja de: Fulano”.
Abrir la caja
Sección titulada «Abrir la caja»Botón “Aperturar caja chica” arriba a la derecha. El diálogo pide tres cosas:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Vendedor | Sí | Viene con tu nombre. Solo los administradores pueden abrir caja a nombre de otro |
| Saldo inicial | Sí | El efectivo con el que arrancas. Puede ser 0, pero no puede quedar vacío ni ser negativo |
| Número de Referencia | No | Se autocompleta con 2026-07-23 - Tu Nombre |
Al guardar: “Caja aperturada con éxito”.
Qué entra y qué NO entra en tu caja
Sección titulada «Qué entra y qué NO entra en tu caja»Esta es la parte que más reclamos genera. Vamos por partes.
Las ventas
Sección titulada «Las ventas»| ¿Entra? | |
|---|---|
| Boletas y facturas del POS | Sí |
| Boletas y facturas emitidas desde el menú Ventas | Sí, también |
| Notas de venta | Sí |
| Cotizaciones | Solo si les registraste un pago a cuenta |
| Servicio técnico | Sí |
| Notas de crédito | Restan |
| Notas de débito | Suman |
| Anuladas y rechazadas | No suman |
Las ventas al crédito — el punto que más confunde
Sección titulada «Las ventas al crédito — el punto que más confunde»Una venta al crédito no suma dinero a tu caja el día que la emites. Es lógico: no entró plata.
Lo que hace es aparecer en una tabla aparte del reporte, “Documentos dados a crédito”, y sumar al indicador “Por cobrar”.
Cuando después cobras esa venta, ese cobro sí entra a la caja del día en que cobras, y en el detalle aparece como “Cobro a crédito” — no como “Venta”, para que no lo cuentes dos veces.
Yape, Plin, tarjeta y transferencia
Sección titulada «Yape, Plin, tarjeta y transferencia»Todos se registran, pero no todos van al cajón. El reporte los separa en tres:
| Tipo | ¿Está en el cajón? | Dónde sale en el reporte |
|---|---|---|
| Efectivo | Sí | Total efectivo |
| Yape, Plin | No | Tarjeta “Billeteras digitales”, con la nota “No entra al cajón” |
| Tarjeta, transferencia, cheque | No | Tarjeta “Cobros bancarios”, misma nota |
El interruptor “Banco en reportes”
Sección titulada «El interruptor “Banco en reportes”»Arriba a la derecha del listado de cajas hay un interruptor “Banco en reportes”, apagado por defecto.
Controla si los pagos que hiciste por transferencia bancaria (comprarle a un proveedor pagando desde el banco, un retiro de tu caja al banco, Yape a banco, BCP, etc.) aparecen en tus reportes de caja:
- Apagado (por defecto): esos movimientos NO salen ni en el detalle de transacciones ni en el total de egresos del reporte.
- Encendido: sí aparecen, tanto en el detalle como en los totales.
Ingresos y gastos de Finanzas
Sección titulada «Ingresos y gastos de Finanzas»Ingresos (Finanzas → Ingresos): entran a tu caja solo si el destino es CAJA GENERAL y el método es Efectivo. Si pones destino caja pero método Yape, aparece en el reporte pero no suma al efectivo. En el detalle salen como “Ingresos (finanzas)”.
Gastos (Compras → Gastos diversos): salen de la caja si el método de gasto es CAJA GENERAL. En el detalle salen como “Gasto”, en negativo.
Compras: restan de la caja si registraste el pago con destino CAJA GENERAL. Se cuenta aunque el pago sea parcial — es plata que salió igual. Si la pagaste desde un banco, no toca tu caja.
Lo de otros usuarios y otros locales
Sección titulada «Lo de otros usuarios y otros locales»No entra nada. Cada venta cae en la caja de quien la cobró (o en la de su Destino de Caja). El sistema no hace cierre por local: si quieres el total del local, hay que sumar las cajas de cada usuario.
Meter o sacar efectivo de la caja a mano
Sección titulada «Meter o sacar efectivo de la caja a mano»Cerrar la caja
Sección titulada «Cerrar la caja»Botón ámbar “Cerrar” en la fila de tu caja (la que está resaltada en amarillo, con un punto verde y el texto “Caja actualmente abierta”).
Hay dos formularios distintos según cómo esté configurado tu sistema:
Cierre normal (el de fábrica)
Sección titulada «Cierre normal (el de fábrica)»“Cuenta el efectivo físico en el cajón e ingrésalo aquí. Al cerrar, verás si hay faltante o sobrante en el listado.”
| Campo | Obligatorio |
|---|---|
| Efectivo físico contado | No |
| Observaciones | No — hasta 1000 caracteres |
El ejemplo que trae el campo de observaciones: “Ej: Se encontró diferencia por billete roto, cliente pagó con vuelto incorrecto…”
Cierre con conteo de billetes
Sección titulada «Cierre con conteo de billetes»Si tu administrador activó “Conteo de billetes y monedas al cierre”, en vez del formulario anterior sale una tabla para contar denominación por denominación: S/ 200, 100, 50, 20, 10 en billetes, y S/ 5, 2, 1, 0.50, 0.20, 0.10 en monedas. El total se calcula solo.
El arqueo: compara, pero no bloquea
Sección titulada «El arqueo: compara, pero no bloquea»El sistema nunca te impide cerrar por una diferencia. Después de cerrar, en el listado aparecen dos columnas:
| Resultado | Cómo se ve |
|---|---|
| Cuadra exacto | ✓ Cuadra en verde |
| Falta plata | La diferencia en rojo, con signo negativo |
| Sobra plata | La diferencia en verde |
| No contaste | Un guion — |
En el PDF sale la barra de Arqueo de caja con Declarado, Esperado y una frase: “La caja cuadra perfectamente.”, “Faltante: S/ X” o “Sobrante: S/ X”.
Lo único que sí bloquea el cierre
Sección titulada «Lo único que sí bloquea el cierre»Reabrir una caja cerrada
Sección titulada «Reabrir una caja cerrada»Botón verde “Reaperturar” en las cajas cerradas.
Quién puede: los administradores siempre. Los vendedores, solo si el administrador activó “Reaperturar caja cerrada” en Configuración avanzada → Visual → Permisos de vendedores.
No hay límite de tiempo: puedes reabrir una caja de hace meses. La única condición es que ese usuario no tenga otra caja abierta en ese momento.
Al presionar, confirma: “¿Desea reaperturar esta caja? Se borrarán los datos de cierre.”
El listado
Sección titulada «El listado»Filtros: Filtrar por (Ingresos o Vendedor) · Buscar · Desde · Hasta · Limpiar.
El filtro de fechas trae las cajas cuya apertura o cierre caiga en el rango, así que una caja abierta el lunes y cerrada el martes aparece buscando cualquiera de los dos días.
Columnas: Vendedor · Apertura/Cierre · Saldo inicial · Efectivo · Total + bancos (opcional) · Arqueo · Diferencia · Estado · Acciones.
Con el botón “Columnas” puedes activar “Total (+ digital + bancos)”.
Qué puede hacer cada quién:
| Administrador | Vendedor | |
|---|---|---|
| Ver | Todas las cajas de todos | Solo las suyas |
| Abrir a nombre de otro | Sí | No |
| Reportes | Siempre | Solo si se lo habilitan |
| Reaperturar | Siempre | Solo si se lo habilitan |
| Editar apertura / Eliminar caja | Sí | No aparecen |
Los reportes
Sección titulada «Los reportes»El botón “Reportes” abre el Centro de Reportes con 13 opciones. Las que más se usan:
| Reporte | Para qué |
|---|---|
| Reporte completo de caja — PDF A4 (el más usado) | El cuadre diario. Ingresos, egresos y ventas por forma de pago. Es lo que pide el contador o el jefe |
| Impresión en ticket (80mm / 58mm / Resumen) | Para impresora térmica |
| Resumen simple — A4 | Solo los totales, sin el listado de documentos |
| Operaciones por día | Agrupa por fecha. Para cajas que quedan abiertas varios días |
| Excel — Detalle de caja | Todos los documentos, para filtrar y mandar al contador |
| Ingresos y egresos | Solo los movimientos internos de efectivo, sin ventas |
| Productos POS — PDF / Excel | Qué se vendió en esta caja, por producto |
También está el botón “Reporte general” arriba, que descarga un PDF con todas las cajas abiertas hoy, de todos los usuarios. Siempre es del día actual, no tiene filtros.
Por qué un método de pago sale en negativo
Sección titulada «Por qué un método de pago sale en negativo»Si cierras sesión sin cerrar la caja
Sección titulada «Si cierras sesión sin cerrar la caja»No pasa nada: la caja sigue abierta. Cerrar sesión, apagar la computadora o que pase la medianoche no cierra la caja. Al día siguiente sigue ahí con la fecha de ayer, y las ventas de hoy se suman a esa misma sesión.
La caja del Restaurante es la misma caja
Sección titulada «La caja del Restaurante es la misma caja»| POS → Caja general | Restaurante → Caja | |
|---|---|---|
| Qué lista | Todas las cajas | Solo las abiertas desde Restaurante |
| Arqueo, conteo de billetes, observaciones | Sí | No |
| Centro de Reportes (13 reportes) | Sí | Reportes básicos |
| Reaperturar | Sí | No |
Cómo se ve en Finanzas
Sección titulada «Cómo se ve en Finanzas»Tu caja abierta aparece en Finanzas → Balance como una cuenta más, llamada “CAJA GENERAL” (o “CAJA GENERAL - tu referencia”).
- Al registrar un cobro o un pago, el campo Destino te ofrece CAJA GENERAL y tus cuentas bancarias. Elegir CAJA GENERAL es lo que hace que la plata entre o salga de tu caja.
- Si tienes un Destino de Caja configurado, aparece como “CAJA GENERAL → Fulano”.
- Si no tienes ninguna caja abierta, CAJA GENERAL no aparece como destino disponible.
Eliminar una caja
Sección titulada «Eliminar una caja»La opción “Eliminar caja” está en el menú ⋯, y solo aparece si eres administrador y la caja está abierta.
Aun así, solo se borra si no tiene ningún movimiento aparte del saldo inicial. Si hubo una sola venta: “No puede eliminar la caja, tiene transacciones relacionadas”.
En la práctica sirve solo para deshacer una apertura hecha por error, antes de empezar a vender.
Los ajustes que cambian esta pantalla
Sección titulada «Los ajustes que cambian esta pantalla»En Configuración avanzada:
| Interruptor | Qué hace |
|---|---|
| Conteo de billetes y monedas al cierre | Cambia el cierre por la tabla de denominaciones |
| Habilitar reportes de caja a vendedores | Les muestra los botones de Reportes |
| Reaperturar caja cerrada | Deja a los vendedores reabrir cajas |
| Separar y ordenar transacciones en caja | En el PDF, separa Ingresos de Egresos |
| Nuevo diseño de reporte de caja | Cambia el PDF al diseño de tarjetas de colores |
Y en la ficha del usuario: Destino de Caja, Reabrir caja y Ver todos los documentos.
Si no cuadra: revisa esto en orden
Sección titulada «Si no cuadra: revisa esto en orden»- ¿Estás comparando contra el “Total efectivo”? No contra el TOTAL COBRADO, que incluye Yape y tarjetas.
- ¿Hiciste un depósito al banco con la transferencia de Finanzas? Eso no se descuenta del reporte.
- ¿Reabriste la caja? Puede estar comparando contra el conteo viejo.
- ¿Sacaste plata sin registrarla? Todo egreso tiene que ir como gasto con método CAJA GENERAL.
- ¿Hay otro usuario con Destino de Caja apuntando a la tuya? Sus cobros entran acá.