Envío de comprobantes por WhatsApp o correo

En resumen: hay tres formas y no son iguales

	Qué manda	¿Necesita algo tuyo?
Correo	El PDF + el XML adjuntos	Nada (opcionalmente tu propio correo)
Enviar URL (WhatsApp)	Un enlace al PDF, no el archivo	Tener WhatsApp Web abierto
Enviar PDF por WhatsApp	El PDF adjunto, de verdad	Nada

El que casi siempre quieres es “Enviar PDF por WhatsApp” — el cliente recibe el archivo directamente y tú no tienes que hacer nada más.

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Por correo

Dónde está: en el diálogo que aparece al terminar de emitir, y en menú ⋮ → Opciones desde el listado. El campo trae el correo del cliente ya escrito.

Se pueden poner varios correos, separados por punto y coma, coma o espacio.

Qué se adjunta según el documento

Documento	Asunto del correo	Adjuntos
Boleta / Factura / NC / ND	Envio de Comprobante de Pago Electrónico	PDF + XML firmado, más el CDR si SUNAT ya respondió, más la constancia de detracción si la cargaste
Nota de venta	Envio de Nota de Venta	Solo PDF
Cotización	Envio de Cotización	Solo PDF
Guía de remisión	Envio de guía	Solo PDF
Pedido / Orden de compra / Compra	Envio de pedido / Envio de Orden de compra / Envio de Compra	Solo PDF

El texto del correo no se puede editar

Es una plantilla fija del sistema. Lo único que se puede cambiar es a qué dirección va.

Mandar los correos desde tu propia dirección

De fábrica los correos salen desde el servidor de FactuSmart. Si quieres que salgan desde tu correo del negocio, ve a Mi empresa → Personalización → pestaña “Correo (SMTP)” y llena:

Servidor SMTP (host) · Puerto · Usuario (correo) · Contraseña · Cifrado (TLS es lo recomendado)

Los 5 campos son obligatorios

Si dejas uno vacío, el sistema ignora toda tu configuración y sigue usando el correo de FactuSmart, sin avisarte.

Usa el botón “Enviar prueba” — el mensaje de éxito no garantiza nada

El sistema siempre responde “El correo fue enviado satisfactoriamente”, aunque el correo haya fallado por una configuración mala o una dirección inválida.

Por eso, después de configurar tu SMTP, escribe tu propio correo en el campo “Probar envío a…” y presiona “Enviar prueba”. Si ese correo llega, tu configuración está bien. Si no llega, revisa los datos aunque el sistema te haya dicho que todo salió bien.

¿Se envía solo al emitir?

No. Desde las pantallas del sistema nunca se manda el correo automáticamente — siempre tienes que presionar Enviar. La única excepción es si tus comprobantes los genera una integración externa por la API de facturación.

“Enviar URL” — WhatsApp con enlace

Es el botón con ícono de WhatsApp, al costado de un campo con el prefijo fijo +51.

Qué hace: abre WhatsApp Web (o la app) en una pestaña nueva, con la conversación de ese número y el mensaje ya escrito. Tú tienes que presionar Enviar dentro de WhatsApp.

Qué manda: un enlace al PDF, no el archivo. El mensaje dice algo como:

Su comprobante de pago electrónico F001-000123 ha sido generado correctamente, puede revisarlo en el siguiente enlace: …

Puedes editar ese texto a mano dentro de WhatsApp antes de mandarlo.

Necesitas WhatsApp Web abierto y solo funciona con números peruanos

El prefijo +51 está fijo — no se puede cambiar. Si el cliente es del extranjero, esta opción no te sirve.

Si el campo queda vacío, sale el error “El número es obligatorio”.

“Enviar PDF por WhatsApp” — el envío real

Este manda el archivo PDF adjunto y no necesita que tengas WhatsApp Web abierto.

Dónde está — dos accesos en comprobantes:

1. Listado → menú ⋮ → “Enviar por WhatsApp” (ícono verde). Abre una ventanita: “Ingresa el número de WhatsApp del cliente”.
2. Dentro del diálogo de Opciones: botón ancho verde “Enviar PDF por WhatsApp”, con la leyenda de a qué número va.

En notas de venta, cotizaciones, guías, pedidos y POS solo está el segundo (dentro del diálogo de opciones).

Qué manda: el PDF A4 adjunto, con este texto:

Hola {nombre}, le enviamos su {tipo} N° {número} por S/ {total}. Gracias por su preferencia.

Reglas del número

• Celular peruano de 9 dígitos que empiece con 9 — se le agrega el +51 solo.
• O un número con código de país (10 a 15 dígitos), para clientes del extranjero.
• Los teléfonos fijos no funcionan. Si el cliente solo tiene fijo registrado, sale “No hay número de teléfono para enviar. Escribe uno en el campo +51 del diálogo y presiona el botón.”

Lo que escribes en el campo manda

Si el cliente tiene un celular registrado pero tú escribes otro número, se usa el que escribiste.

No se duplica si lo mandas dos veces

Si envías el mismo comprobante al mismo número dos veces el mismo día, el sistema lo detecta y no lo manda de nuevo. Es a propósito, no es un error.

Mensajes que puedes ver

“PDF enviado por WhatsApp correctamente.” · “El envío por WhatsApp no está configurado o está desactivado.” · “No hay número de teléfono para enviar…” · “Número de teléfono inválido o no disponible.” · “Error al enviar el PDF por WhatsApp”

El mensaje sale desde el número de FactuSmart

Salvo que tengas contratado un número propio, el cliente recibe el PDF desde el WhatsApp de la plataforma, no desde el celular de tu negocio.

Este envío nunca es automático

Aunque tengas todo configurado, el comprobante no se manda solo al emitirlo. Siempre hay que presionar el botón.

Qué tiene cada módulo

Módulo	Correo	Enviar URL	PDF por WhatsApp
Comprobantes (boleta, factura, NC, ND)	Sí	Sí	Sí — 2 accesos
Notas de venta	Sí	Sí	Sí
Cotizaciones	Sí	Sí	Sí
Guías de remisión	Sí	Sí	Sí
Pedidos	Sí	Sí	Sí
POS	Sí	Sí	Sí
Órdenes de compra	Solo correo	No	No
Cotizaciones de compra / Compras	Solo correo	No	No

En Compras solo hay correo

Si necesitas mandarle una orden de compra a tu proveedor por WhatsApp, tienes que descargar el PDF y enviarlo tú mismo.

Si el cliente no tiene correo ni celular

Ninguna de las tres opciones te va a frenar antes de tiempo: el campo aparece vacío y recién al presionar el botón sale el error.

Lo más práctico es completar el correo y el celular en la ficha del cliente (menú Clientes), así los campos vienen precargados en cada venta y no tienes que escribirlos cada vez.