Crear Proveedores

En resumen: cómo crear un proveedor

1. Ve a Compras → Proveedores y presiona Nuevo. (También puedes crearlo sin salir de una compra, con el ícono + junto al campo Proveedor, o escribiendo su nombre y eligiendo “Crear proveedor…” si no aparece en la búsqueda.)
2. Elige el Tipo de documento (RUC, DNI, etc.) e ingresa el Número.
3. Presiona el botón SUNAT (o RENIEC si es DNI) para autocompletar razón social, dirección y estado del contribuyente.
4. Guarda.

Un proveedor y un cliente son registros separados

Si una empresa te compra Y te vende, tienes que crearla dos veces — una como Cliente y otra como Proveedor. El sistema no permite marcar un mismo registro como los dos a la vez. Si intentas cambiar un Cliente a Proveedor y ya tiene comprobantes o notas de venta, el sistema lo bloquea para no perder esos registros de Cuentas por Cobrar.

RUC no activo

Si al buscar en SUNAT el RUC no aparece como “ACTIVO”, el sistema no te deja guardar el proveedor.

El resto del artículo detalla los 3 pasos del formulario, el listado y algunas ausencias importantes a tener en cuenta.

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El formulario tiene 3 pestañas

Datos del proveedor — tipo y número de documento, razón social, nombre comercial, días de crédito, código interno, nacionalidad, tipo de proveedor, código de barras. Aquí también está el checkbox “¿Es agente de percepción?” (con su porcentaje) — exclusivo de proveedores, no aparece en clientes.

Dirección — país, ubigeo (obligatorio si es Perú), dirección, teléfono, correo, y una sección para agregar direcciones de envío adicionales (útil si vas a emitir Guías de Remisión relacionadas a este proveedor).

Otros Datos — contacto (nombre y teléfono), sitio web, observaciones, y el vendedor asignado.

Dos cosas que NO existen en la ficha de proveedor

• No hay campo de cuenta bancaria. Si necesitas guardar dónde depositarle a tu proveedor, hoy no hay un lugar dentro de su ficha para eso.
• No hay un selector de “condición de pago” (contado/crédito). Lo más cercano es el campo “Días de crédito”, que es solo informativo — no se aplica automáticamente al registrar una compra nueva.

El listado de Proveedores

Columnas fijas: ID, Nombre, Código interno, Tipo y Número de documento. Con el botón Columnas puedes activar más: correo, teléfono, días de crédito, vendedor asignado, zona, departamento/provincia/distrito.

Acciones por proveedor (menú ⋮): Editar, Historial, Cod. Barras (descarga el código para imprimir), Etiquetas, y — solo para administradores — Inhabilitar/Habilitar y Eliminar.

El botón “Historial” no muestra las compras que le hiciste

Este botón abre el mismo historial que usa la pantalla de Clientes — muestra comprobantes y notas de venta donde ese RUC/DNI aparece como cliente tuyo, no las compras que tú le hiciste a él como proveedor. Si nunca te compró nada (porque es puramente tu proveedor), el historial va a salir vacío, aunque tengas compras registradas con él. Para ver tu historial de compras a un proveedor específico, filtra el listado de Compras por ese proveedor.

Los mensajes dicen “Cliente” aunque sea un Proveedor

Al inhabilitar o habilitar un proveedor, el mensaje de confirmación dice “Cliente habilitado/inhabilitado con éxito” — es un texto genérico del sistema, no significa que se haya tocado algo incorrecto.

Si el proveedor ya está vinculado a compras, no se puede eliminar — el sistema avisa que está siendo usado por otros registros. A diferencia de productos, para proveedores no existe una opción de “eliminación forzada”.

Importar proveedores desde Excel

Mismo botón y plantilla que para Clientes (11 columnas: tipo y número de documento son los únicos obligatorios además del nombre). Si un proveedor con ese mismo documento ya existe, la fila se salta silenciosamente — no lo actualiza ni te avisa cuál se saltó, solo un conteo total al final.

Quién puede crear o editar proveedores

Cualquier usuario con acceso al módulo de Compras puede crear y editar proveedores libremente — a diferencia de Clientes, no hay un permiso separado para “solo crear” o “solo editar”. Inhabilitar, habilitar y eliminar sí están reservados solo a administradores.

El filtro “vendedor ve solo sus clientes” no aplica a proveedores

Si tu empresa restringe que cada vendedor vea solo sus propios clientes, esa regla no aplica a Proveedores — cualquier usuario con acceso al módulo ve todos los proveedores de la empresa.