Registro de una compra a proveedor

En resumen: cómo registrar una compra

1. Ve a Compras → Listado de compras y presiona Crear.
2. Elige el Tipo de comprobante (Factura, Boleta, Recibo por Honorarios, etc.).
3. Elige el Proveedor (o créalo ahí mismo), y escribe la Serie y Número tal como aparecen en el documento físico del proveedor.
4. Agrega los productos comprados con + Agregar producto.
5. Si vas a pagarla, marca “Agregar pagos a esta compra” y elige la condición.
6. Guarda. El stock se actualiza automáticamente.

Presentación distinta a la de venta

Si compras un producto en una presentación distinta a la que vendes (ej. compras por caja pero vendes por unidad), revisa antes el campo Factor en la pestaña Presentaciones de la ficha del producto — el sistema usa ese factor para calcular el stock real.

El resto del artículo detalla los tipos de documento, cómo pagar después, el listado, y todas las acciones disponibles.

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Tipos de comprobante de compra

El sistema acepta: Factura, Boleta de Venta, Recibo por Honorarios, Liquidación de Compra, Nota de Crédito, Nota de Débito, Nota de Venta y Guía.

La Factura solo acepta proveedores con RUC

Si eliges “Factura” como tipo, el buscador de proveedor solo te va a mostrar los que tienen RUC. Para cualquier otro tipo de documento puedes elegir cualquier proveedor, tenga RUC o DNI.

Recibo por Honorarios no calcula retención automáticamente

Si registras una compra como Recibo por Honorarios, el sistema no calcula ni retiene el 8% de renta de 4ta categoría por ti — es un campo más a tener en cuenta si tu contador lo necesita.

El formulario

Datos del comprobante: Tipo comprobante, Serie y Número (los escribes tú, tal como aparecen en el documento del proveedor — a diferencia de tus propias ventas, este documento lo emite el proveedor, no FactuSmart), Fecha de emisión, Fecha de vencimiento, Proveedor, Moneda, Tipo de cambio (se completa solo desde SUNAT, editable), y opcionalmente vincular una Orden de Compra ya existente para precargar todo desde ahí.

Casillas útiles:

• “Agregar cliente a esta compra” — para cuando el proveedor factura a nombre de otra empresa del grupo.
• “Agregar pagos a esta compra” — habilita cómo vas a pagarla (ver abajo).
• “IGV 10.5% (Ley 31556)” — marca esto si la factura del proveedor viene con ese IGV especial, aunque tu negocio venda normalmente al 18%.

Agregar productos

Tres formas: + Agregar producto (buscador con opción de crear uno nuevo sin salir), + Agregar insumo (solo si tienes el módulo Restaurante activo), o Importar desde Excel (ver abajo).

En el diálogo de producto puedes: buscar con escáner de código de barras (o la tecla F1), elegir variante si el producto la tiene, ajustar cantidad y precio, marcar “Actualizar precio de compra” para que el nuevo precio quede guardado en la ficha del producto, marcar “Editar precio de venta” si además quieres subir el precio de venta en el mismo paso, elegir el almacén de destino, y cargar lote/vencimiento o series/IMEI si el producto los maneja.

No hay líneas de texto libre

Todo lo que agregues a una compra tiene que ser un producto o servicio de tu catálogo — no existe una opción para agregar un concepto suelto sin vincularlo a un producto.

Cómo pagar la compra

Tres condiciones, si marcaste “Agregar pagos a esta compra”:

• Contado — puedes dividir el pago en varios métodos (parte efectivo, parte transferencia), agregando filas.
• Crédito — una sola cuota, cuya fecha de vencimiento se calcula según el método de pago que elijas.
• Crédito con cuotas — varias cuotas que armas tú mismo con el botón “Agregar cuota”.

Agregar pagos después de creada la compra

En el listado, botón Pagos de la fila. Igual que en Notas de Venta: ves el total pagado, a pagar y pendiente, y puedes agregar un nuevo pago (con foto del comprobante adjunta) mientras quede saldo, o eliminar uno mal registrado.

El listado

Filtros: por columna (número, fechas, proveedor), por Establecimiento, y un filtro rápido de Estado de pago: Pendientes / Vencidas / Pagadas. Arriba se muestra un resumen con el total por pagar y, si tienes compras vencidas, un aviso en rojo.

Columnas por defecto: fecha de emisión, proveedor, estado, estado de pago, número, productos (con vista previa), pagos, moneda y total. Puedes activar más columnas (fecha de vencimiento, totales desglosados, percepción, guías, orden de compra) desde el botón Columnas.

Acciones sobre una compra ya creada

Acción	Cuándo está disponible
Editar	Mientras la compra no esté anulada
Opciones (Imprimir A4)	Siempre — único formato disponible, no hay ticket ni envío por correo/WhatsApp para compras
Guía	Para adjuntar una o varias guías de remisión del proveedor (tipo, número, y el archivo escaneado)
Anular	Mientras no esté ya anulada
Eliminar	Solo si la compra ya está anulada — no se puede eliminar directo una compra activa

No puedes anular si ya vendiste las series

Si algún producto de la compra tiene series/IMEI que ya se vendieron, el sistema no te deja anular — primero tendrías que resolver esas ventas.

¿Y si necesito editar cantidades después de guardar?

Puedes hacerlo, pero verifica el stock del producto después de guardar los cambios — si editas cantidades de una compra ya registrada, confirma que el stock haya quedado correcto antes de seguir vendiendo ese producto.

Importación masiva

Hay dos formas distintas, no las confundas:

• Importar factura XML (botón en el listado) — sube el archivo XML que te entrega tu proveedor y el sistema arma la compra completa solo, con un pago único al contado. Solo funciona si el proveedor (por su RUC) ya existe en tu lista de proveedores.
• Importar desde Excel (dentro del formulario, al crear/editar) — solo agrega líneas de producto al formulario que ya tienes abierto (código interno, cantidad, precio). No crea la compra por sí sola, tienes que guardarla tú después.