Numeración y series

En resumen

Un comprobante se identifica con serie + número correlativo: por ejemplo F001-00000123. La serie es el prefijo (F001) y el número sube solo en cada emisión.

Hay dos pantallas distintas para las series, y confundirlas es el error más común:

Pantalla	Dónde está	Para qué
Series	Usuarios y Locales → Establecimientos → botón Series	Crear y borrar series (F001, B001…)
Numeración y series	Configuración → tarjeta “Numeración y series”	Fijar desde qué número arranca una serie nueva

La regla corta

Si quieres una serie nueva, ve a Establecimientos → Series. Si quieres que tu numeración continúe desde el número que traías de otro sistema, ve a Configuración → Numeración y series — y hazlo antes de emitir tu primer comprobante con esa serie.

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Las series que ya tienes

Cuando se crea tu empresa (y cada vez que creas una sucursal), el sistema genera 18 series automáticamente, una por cada tipo de documento:

Tipo de documento	Serie de tu primer local
Factura	FA01
Boleta	BA01
Notas de crédito	FN01 (de factura) · BN01 (de boleta)
Notas de débito	FD01 · BD01
Nota de venta	NV01
Cotización	CT01
Guía de remisión remitente	TA01
Guía de remisión transportista	VA01
Retención · Percepción	RA01 · PA01
Liquidación de compra	LA01
Notas de almacén (ingreso/salida/traslado)	NIA1 · NSA1 · NTA1

Por qué tus series terminan en “01”

El sufijo 01 es de tu primer local. La segunda sucursal usa 02 (FA02, BA02…), la tercera 03, y así. Es la forma en que SUNAT distingue desde qué local se emitió cada comprobante.

No tienes que crear nada para empezar

Con un solo local, ya tienes todas las series listas desde el día uno. Solo necesitas tocar esto si quieres una serie adicional o cambiar tu número de arranque.

Crear una serie nueva

En Establecimientos → botón Series de la sucursal, presiona Nuevo y aparece una fila para llenar:

Campo	Detalle
Tipo de documento	Factura, boleta, etc.
Número	El prefijo, máximo 4 caracteres
Contingencia	Marca esta casilla solo si es una serie para emitir cuando SUNAT no responde

El formato se valida solo en facturas y boletas:

Tipo	Formato	Ejemplo
Factura	F + 3 caracteres	F002
Factura de contingencia	4 dígitos	0001
Boleta	B + 3 caracteres	B002
Boleta de contingencia	4 dígitos	0022

El número se guarda en mayúsculas. Si ya existe esa combinación en cualquiera de tus sucursales: “La serie ya ha sido registrada”. Al guardar bien: “Serie registrada con éxito”.

Una serie no se puede editar, solo crear o borrar

Si te equivocaste en el prefijo, bórrala y crea una nueva. Y el botón Eliminar no deja borrar la última serie de cada tipo: “No se puede eliminar la única serie de este tipo de documento.”

Puedes tener varias series del mismo tipo

Nada te impide tener F001 y F002 a la vez. Al emitir, eliges cuál usar. Es útil, por ejemplo, para separar la facturación de dos vendedores o de dos puntos de venta.

Continuar tu numeración desde otro sistema

Este es el caso clásico: vienes de otro programa donde tu última factura fue la F001-4520, y quieres que en FactuSmart la primera continúe desde ahí.

Ve a Configuración → Numeración y series y presiona Nuevo:

Campo	Qué poner
Tipo comprobante	Factura, boleta, etc.
Serie	La serie (ej. F001)
Número (Correlativo a iniciar)	El número desde el que quieres arrancar (ej. 4521)

Solo funciona ANTES de emitir el primer comprobante de esa serie

Si esa serie ya emitió aunque sea un comprobante, sale: “Ya inicializó el número correlativo de la serie”, y ya no se puede cambiar.

Por eso, si vienes migrando de otro sistema, configura tu número de arranque como PRIMER paso, antes de emitir nada. Después no hay forma de reescribir el próximo número desde una pantalla — habría que pedirlo a soporte.

La columna “Emisión inicializada” te dice si esa serie ya empezó a emitir (SÍ/NO). Cuando dice SÍ, el botón de eliminar desaparece.

Los problemas típicos

“Mi correlativo saltó un número”

El número se asigna al momento de crear el comprobante, antes de mandarlo a SUNAT. Por eso:

• Un comprobante rechazado por SUNAT sigue ocupando su número — el siguiente toma el número de arriba.
• Un comprobante anulado también conserva su número.

Esto es correcto ante SUNAT

La numeración no puede tener huecos, pero tampoco puede reutilizar un número que ya se usó, aunque ese comprobante haya sido rechazado o anulado. Si ves un “salto”, casi siempre es un rechazado o anulado que ocupó ese número.

Otra causa: que hayas fijado un “número a iniciar” más alto de lo que creías en la pantalla de Numeración.

“No me aparece la serie al vender”

Las causas más frecuentes, en orden:

1. La serie es de otra sucursal. Al vender solo ves las series de tu local. Cámbiate de sucursal o crea la serie en la sucursal correcta.
2. Tu usuario no tiene serie por defecto asignada. Se configura en Usuarios y Locales → editar usuario → sección Series.
3. La empresa tiene bloqueada la selección de serie para vendedores. Es un ajuste de Configuración avanzada: si está activo, el vendedor no puede cambiar de serie, solo usa la suya por defecto.
4. La serie está marcada como contingencia — esas solo aparecen en el flujo de contingencia, no en la venta normal.

Si creaste una sucursal y le falta una serie

Al crear una sucursal, si el prefijo que le tocaba por defecto ya existía en otra sucursal, esa serie puede no haberse generado, sin avisar. Si al vender desde el local nuevo no te aparece un tipo de documento, entra a Establecimientos → Series de esa sucursal y créalo a mano.

“¿Se puede repetir un número?”

En la práctica, no. El sistema toma el último número usado y suma uno, con un candado que impide que dos ventas simultáneas tomen el mismo, más una verificación de seguridad que rechazaría cualquier repetido. Una auditoría de los 500+ negocios en producción no encontró ninguno duplicado.

Preguntas frecuentes

Si dos cajeros emiten con la misma serie al mismo tiempo, ¿chocan? No. El sistema los pone en fila: el segundo espera medio segundo a que el primero termine y toma el número siguiente.

¿Puedo crear una serie de un documento que mi plan no incluye? La pantalla te deja crear la serie, pero crear la serie no habilita emitir ese documento — eso depende de tu plan. Si creas una serie de retención pero tu plan no incluye retenciones, no vas a poder emitirlas igual.

¿Las boletas se numeran distinto por el resumen? No. Cada boleta toma su número al emitirse, igual que una factura. El resumen diario que se manda a SUNAT solo agrupa boletas ya numeradas; no cambia sus correlativos.

¿Puedo cambiar el prefijo de una serie que ya usé? No. Los comprobantes ya emitidos quedan atados a esa serie. Lo que puedes hacer es crear una serie nueva y empezar a usarla.