Cómo emitir Guías de Remisión Remitente

En resumen: cómo emitir una guía

Ve a G.R. Remitente y presiona Nuevo.
Elige Sucursal, Serie, Fecha de emisión y Fecha de traslado.
Elige el Cliente, el Motivo de traslado (normalmente Venta) y el Modo de traslado (Público o Privado).
Completa Punto de partida y Punto de llegada.
Completa los datos de transporte según la modalidad (ver sección correspondiente).
Agrega los productos, la unidad de peso (Kilogramo o Tonelada) y el peso total.
Presiona Generar.

El resto del artículo detalla cada campo, cada modalidad de transporte y todas las acciones disponibles.

Las formas de crear una guía

No solo desde el botón “Nuevo” — puedes generar una guía ya precargada desde:

Un comprobante emitido (boleta o factura) — trae sus productos automáticamente
Una cotización
Un pedido (nota de pedido)
Una Nota de Venta
Otra guía de remisión ya existente
Una guía de despacho interna
Una compra
Un pedido web de tu Tienda Virtual
El resumen de productos (si armaste una lista de productos en otra pantalla, la guía la toma de ahí)

En todos estos casos el formulario se abre con el cliente y los productos ya cargados — solo completas los datos de transporte.

Motivos de traslado

Estos son los 9 motivos que acepta el sistema:

Motivo
Venta
Compra
Traslado entre establecimientos de la misma empresa
Importación
Exportación
Otros
Venta sujeta a confirmación del comprador
Traslado emisor itinerante CP
Traslado a zona primaria

Campos de la cabecera

Campo	¿Obligatorio?	Detalle
Sucursal	Sí	Al cambiarla se recalculan las series y las direcciones de partida disponibles
Serie	Sí	Solo muestra series de guía de tu sucursal. Puede quedar bloqueada si tu empresa restringe la selección de serie a los vendedores
Fecha de emisión	Sí	Es la fecha en que firmas digitalmente el documento — normalmente hoy
Fecha de traslado	Sí	Es la fecha en que la mercadería sale del punto de origen
Cliente	Sí (salvo traslado entre establecimientos)	Búsqueda por nombre o documento; puedes crearlo sin salir del formulario
Modo de traslado	Sí	Transporte Público o Transporte Privado (viene en Privado por defecto)
Motivo de traslado	Sí	Viene en “Venta” por defecto
Descripción del motivo	No	Texto libre, hasta 100 caracteres
Unidad de medida	Sí	Solo dos opciones: Kilogramo (KGM) o Tonelada (TNE)
Peso total	Sí	Si tu empresa activó el peso por producto, se calcula solo sumando los productos que agregas
Número de paquetes	No	Se ajusta automáticamente según cuántos productos agregues
Observaciones	No	Hasta 1500 caracteres
Orden de pedido	No	Solo aparece si la guía no viene de un pedido web
Fecha de entrega al transporte	Sí, solo en Transporte Público	SUNAT la exige. Debe ser igual o anterior a la fecha de traslado

También puedes vincular un Documento relacionado (tipo de documento, número, proveedor y RUC) con el botón correspondiente.

Si tu empresa configuró campos personalizados para guías, aparecen aquí también.

Punto de partida y punto de llegada

Ambos se eligen de tus direcciones registradas, y ambos tienen un enlace [+ Nuevo] para agregar una dirección sin salir del formulario.

Cada dirección pide: Dirección, Ubigeo (departamento, provincia y distrito en cascada), y Código de sucursal (viene 0000 por defecto).

Datos de transporte

Vehículos categoría M1 o L (motos, mototaxis, autos pequeños)

Antes que nada, revisa la casilla “Traslados de vehículos de la categoría M1 o L”:

M1 = vehículos de hasta 8 asientos además del conductor
L = vehículos de 2 o 3 ruedas (motos, mototaxis)

Transporte Público (un tercero traslada tu mercadería)

Eliges un transportista de tu lista, o lo creas ahí mismo con [+ Nuevo]. Sus datos son:

Campo	Detalle
Tipo de documento	Fijo en RUC
RUC	Con botón de búsqueda automática en SUNAT
Nombre	Razón social del transportista
Dirección fiscal
MTC	Número de habilitación del Ministerio de Transportes, hasta 12 caracteres
Predeterminado	Si lo activas, se autoselecciona en las siguientes guías

Recuerda que en esta modalidad también es obligatoria la fecha de entrega al transporte.

Transporte Privado (tú mismo trasladas)

Necesitas registrar conductor y vehículo. Puedes cargar hasta 3 de cada uno (marcando cuál es el Principal y cuáles secundarios).

Datos del conductor:

Campo	Detalle
Tipo Doc. Identidad
Número	Con búsqueda automática SUNAT/RENIEC
Nombre
Licencia	Hasta 9 caracteres, formato “una letra + los 8 dígitos del DNI”. El sistema pasa la letra a mayúscula y completa el DNI automáticamente
Teléfono
Predeterminado	Se autoselecciona en las siguientes guías

Datos del vehículo:

Campo	Detalle
N° de Placa
Modelo
Marca
Certificado de habilitación vehicular (TUC)	Alfanumérico, entre 10 y 15 caracteres
Predeterminado	Se autoselecciona en las siguientes guías

Productos

La tabla de productos muestra: número, unidad, descripción (incluye las series si el producto las maneja), y cantidad.

Según cómo esté configurada tu empresa, aparece además una de estas dos cosas:

Columnas de Precio y Total (si tu empresa activó mostrar precios en guías), o
Columna de Peso por producto editable (si activó el peso por producto) — en ese caso el peso total de la guía se calcula solo.

Al agregar un producto:

Si maneja lotes, te pide elegir el lote.
Si maneja series/IMEI, te pide elegir cuáles vas a trasladar. (Si la guía viene de una venta ya procesada, las series pueden venir ya fijadas y no pedirte nada.)
Puedes crear un producto nuevo sin salir del formulario, si tienes permiso.
El botón “Ver Stock del Producto” te muestra cuánto hay en cada almacén.

Antes de generar

El sistema valida:

Que haya al menos un producto con cantidad válida.
Que estén completos los datos de transportista, conductor o vehículo según la modalidad elegida.
Que estén llenos los campos personalizados obligatorios.
Que tu empresa tenga certificado digital cargado — si no, te avisa antes de intentar firmar.

También tienes el botón Previsualizar para ver el PDF antes de emitir definitivamente.

Envío a SUNAT

Automático: si tu empresa activó el envío automático, la guía se manda sola apenas la generas. El sistema consulta el resultado durante unos 12 segundos; si SUNAT aún no responde en ese lapso, te deja un botón “Volver a consultar” para revisar el estado después (esto es normal, no significa error).

Manual: si no tienes el envío automático, usa el botón “Enviar a Sunat” del listado (solo aparece mientras la guía esté en estado Registrado).

El error “El Soap Username es requerido”

Este mensaje aparece cuando tu empresa envía las guías directo a SUNAT (sin pasar por un PSE ni un OSE) y todavía no cargaste el Usuario Secundario SUNAT específico para guías de remisión.

Dónde se configura: ve a Empresa → Guías electrónicas, sección “Usuario Secundario Sunat”, y completa los 4 campos: usuario, clave, Client ID y Client Secret.

Si esos campos aparecen bloqueados (sin poder editarlos), tu cuenta no tiene permiso para tocar la configuración de producción — pide a soporte de FactuSmart que te habilite la edición o que cargue las credenciales por ti.

El listado

Filtros: rango de fechas, cliente, serie, número, o una fecha de emisión exacta.

Columnas: Fecha de emisión, Cliente (o el motivo de traslado si la guía no tiene cliente), Número, Estado, Fecha de envío, y opcionalmente el N° de comprobante relacionado (se activa desde el botón de columnas).

Estados posibles:

Estado	Qué significa
Registrado	Creada pero todavía no enviada a SUNAT
Enviado	Ya se mandó, esperando la respuesta de SUNAT
Aceptado	SUNAT la aceptó — ya es válida
Observado	SUNAT la aceptó pero con observaciones
Rechazado	SUNAT la rechazó
Anulado	Anulada dentro de FactuSmart (la fila se ve en rojo)
Por anular	En proceso de anulación

Acciones disponibles

Acción	Cuándo aparece
Enviar a Sunat	Solo si está en estado Registrado
Consultar ticket	Solo si está en Enviado (esperando respuesta de SUNAT)
Opciones	Solo si está Aceptada — abre descargas y envíos (ver abajo)
Generar comprobante	Si la guía todavía no tiene un comprobante asociado
Editar	En cualquier estado excepto Aceptado — una vez aceptada por SUNAT queda fija
Anular	Mientras no esté ya anulada (recuerda: no avisa a SUNAT)
Descargar XML / PDF / CDR	XML y PDF casi siempre; el CDR solo si SUNAT ya respondió (Aceptado u Observado)

Dentro de Opciones (guía aceptada) encuentras: descargar en A4, ticket 80mm o ticket 58mm, descargar el CDR (la constancia de SUNAT), enviar por correo, y enviar por WhatsApp.

Permisos

Para ver el módulo, tu usuario necesita el permiso de G.R. Remitente en su lista de módulos. Además existe el permiso “Crear despacho” por usuario — sin él, el sistema no te deja emitir guías.