Establecimientos, sucursales y almacenes

En resumen

1. Ve a Usuarios y Locales → Establecimientos y presiona + Nueva Sucursal.
2. Completa Descripción, Código Domicilio Fiscal y la dirección completa.
3. Guarda. El almacén y las series se crean solos.

Establecimiento, sucursal y local son lo mismo

El sistema usa tres nombres para la misma cosa: el menú dice “Establecimientos”, la pantalla dice “Sucursales”, y algunos reportes dicen “Establecimiento” y otros “Sucursal”. No te confundas: es todo lo mismo.

Si solo tienes un local, no tienes que hacer nada

Tu sucursal “Oficina Principal” y su almacén ya vienen creados desde el día uno, con todas sus series. Lo único que conviene es completarle la dirección real, el teléfono, el correo y el logo — porque eso sale impreso en tus comprobantes.

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Los conceptos

Un establecimiento tiene exactamente un almacén. Ni más, ni menos. Si intentas crear un segundo almacén sale: “Solo es posible registrar un almacén por establecimiento.”

El almacén se crea solo al guardar la sucursal, con el nombre Almacén - [nombre de tu sucursal]. Si después le cambias el nombre a la sucursal, el almacén se renombra solo.

La sucursal principal es la primera, la que se creó con tu cuenta. No se puede eliminar nunca, y su botón Eliminar ni siquiera aparece. Fuera de eso, no tiene ninguna otra diferencia con las demás.

Relación con SUNAT

El campo Código Domicilio Fiscal es el código que SUNAT le asigna a cada local en tu ficha RUC: 0000 es el domicilio fiscal (la matriz), y 0001, 0002… son los establecimientos anexos.

Da de alta la sucursal en tu Clave SOL primero

Ese código viaja dentro del comprobante electrónico. Si vas a emitir desde una sucursal nueva, ese local debe estar registrado como establecimiento anexo en SUNAT con ese mismo código, o tus comprobantes pueden salir observados.

Del establecimiento viajan al comprobante: el ubigeo (departamento, provincia, distrito), el código de domicilio fiscal, la dirección fiscal y el país.

El formulario — pestaña “Datos de sucursal”

Campo	Obligatorio	Detalle
Descripción	Sí	Tiene que ser única entre tus sucursales
Código Domicilio Fiscal	Sí	Máximo 4 caracteres
País	—	Viene con PE
Departamento / Provincia / Distrito	Sí	En cascada: al cambiar el departamento se borran los otros dos
Dirección Fiscal	Sí	Ver aviso abajo
Teléfono	No	Solo acepta números, guiones, espacios, barras y paréntesis
Dirección Comercial	No	Sale en el PDF como “D. Comercial:”
Correo de contacto	No	Sale en el PDF como “Email:”
Dirección web	No	Sale en el PDF como “Web:”
Información adicional	No	Sale en el PDF tal cual
Cliente por defecto	No	“Aplica para Nuevo CPE” — el cliente que viene preseleccionado al emitir
Logo	No	PNG o JPG, máximo 1 MB. Se recomienda 700×300
Sujeto al IGV - Ley 31556	No	Ver abajo

La Dirección Fiscal es obligatoria pero el aviso llega tarde

El formulario te deja presionar Guardar con ese campo vacío, y recién ahí te muestra el error. Complétalo antes de guardar para no perder lo escrito.

El IGV de la Ley 31556

Es el régimen de IGV reducido (10.5% en el sistema) para restaurantes, hoteles y catering. Al activarlo, esa sucursal emite con esa tasa en vez de 18%.

Se llama distinto en cada lado

En el formulario la casilla dice “Sujeto al IGV - Ley 31556”, y en la tarjeta del listado aparece como “Afecto al IGV 10.5%”. Es lo mismo.

Pestaña “Yape / Plin”

Dos bloques idénticos, uno para cada uno: Nombre del titular, Número de celular y la imagen del QR (PNG o JPG, máximo 1 MB).

La misma pantalla lo explica: “El QR y los datos configurados aquí aparecerán automáticamente en los PDFs de este establecimiento.”

Los botones son “Subir QR Yape” (o “Cambiar QR Yape” si ya hay uno) y “Eliminar QR”, que pide confirmación.

Pestaña “Dirección secundaria”

Con el botón “Agregar dirección” puedes cargar varias direcciones extra, cada una con País, Ubigeo, Dirección y Código de sucursal.

Para qué sirven: son puntos de partida adicionales al emitir guías de remisión desde esa sucursal. Al emitir una guía, el selector de punto de partida te muestra primero la dirección fiscal, y debajo cada dirección secundaria.

Las series

Al crear una sucursal, el sistema le genera 18 series automáticamente. El sufijo se calcula solo: la primera sucursal usa 01, la segunda 02, etc.

Para la segunda sucursal quedarían así: FA02 (factura), BA02 (boleta), FN02 / BN02 (notas de crédito), FD02 / BD02 (notas de débito), TA02 (guía remitente), VA02 (guía transportista), NV02 (nota de venta), CT02 (cotización), LA02 (liquidación), RA02 (retención), PA02 (percepción), EG02 (egreso), IG02 (ingreso), y NIA2 / NSA2 / NTA2 (notas de almacén).

Verifica las series de la sucursal nueva antes de emitir

Si un número de serie ya existía en otra sucursal, esa serie no se crea para la nueva — y el sistema no te avisa. Igual, si algo falla en la creación de series, la sucursal se guarda igual con el mensaje “Establecimiento registrado”, como si todo hubiera salido bien.

Después de crear una sucursal, entra a su botón “Series” y confirma que estén las que necesitas. Si falta alguna, créala ahí mismo.

Agregar una serie a mano

Botón “Series” en la tarjeta de la sucursal, y ahí “Nuevo”. Eliges Tipo de documento, escribes el Número (máximo 4 caracteres) y marcas si es de Contingencia.

El formato se valida solo en facturas y boletas:

Tipo	Formato	Ejemplo
Factura	F + 3 caracteres	F001
Factura de contingencia	4 dígitos	0001
Boleta	B + 3 caracteres	B001
Boleta de contingencia	4 dígitos	0022

El número se guarda siempre en mayúsculas. Si ya existe esa combinación en cualquier sucursal: “La serie ya ha sido registrada”.

Para eliminar una serie hay un botón, pero no deja borrar la última de cada tipo: “No se puede eliminar la única serie de este tipo de documento. Debe existir al menos una serie por tipo.”

Cómo afecta al resto del sistema

El stock

El stock vive por almacén, y como cada sucursal tiene uno, en la práctica el stock es por sucursal.

Cómo se elige el almacén al vender depende de dos ajustes de Configuración Avanzada:

Ajuste	Qué hace
Listar productos por almacén	Activado: solo ves los productos con existencia en tu sucursal. Desactivado (por defecto): todos usan el Almacén principal del negocio
Almacén principal del negocio	Cuál es esa fuente única. Vacío = el primer establecimiento
Productos de una ubicación (Stock)	El vendedor ve solo el stock de su almacén, no el total combinado
Aplicar precios por almacén	Permite precios distintos del mismo producto según el almacén

Al agregar un producto a un comprobante puedes elegir el almacén ítem por ítem, en el diálogo “Almacenes/Stock”. El de tu sucursal viene premarcado, y si solo hay uno se marca solo.

Los usuarios

Cada usuario pertenece a una sola sucursal, que se elige en su ficha (campo “Sucursal”).

Qué cambia según la sucursal del usuario:

	¿Se filtra por sucursal?
Series al emitir	Sí — solo ve las de su sucursal
Vendedores seleccionables en un comprobante	Sí
Comprobantes	No — el filtro es por usuario, no por sucursal
Caja	No — la caja es por usuario
Productos	Solo si está activo “Listar productos por almacén”
Reportes	Tiene filtro de establecimiento, pero no se fuerza

La caja no es de la sucursal, es del cajero

Si un cajero cambia de sucursal, sigue siendo la misma caja. No existe el concepto de “caja de la sucursal Lima”.

La impresión

Del establecimiento salen en el PDF: dirección fiscal, distrito/provincia/departamento, dirección comercial, teléfono, correo, web, información adicional, el logo y los QR de Yape/Plin.

Cada sucursal puede tener su propio logo

Si la sucursal tiene logo cargado, ese reemplaza al logo de la empresa en sus comprobantes.

Y su propio formato de PDF

En Configuración → Formatos de PDF, el primer campo es Sucursal: recién al elegirla ves las plantillas y el botón Activar. Cada sucursal guarda su formato A4 y su formato ticket por separado.

Los comprobantes ya emitidos no cambian

El comprobante guarda una foto de los datos del establecimiento al momento de emitirlo. Si hoy corriges la dirección de tu local, los comprobantes viejos siguen con la dirección anterior — que es lo correcto.

Cambiar de sucursal

Solo si eres Administrador y tienes más de una sucursal. El selector se llama “Cambiar sucursal” y está en el menú lateral (bajo el logo) o en la barra superior, según cómo esté configurado.

El cambio queda guardado

No es temporal: cambia tu sucursal en tu ficha de usuario y sigue así hasta que lo vuelvas a cambiar.

Copiar productos a la sucursal nueva

Justo después de crear una sucursal aparece en su tarjeta el botón “Copiar productos aquí”. Trae todo el catálogo de otro almacén, en 0 de stock.

El diálogo lo explica: “Se van a copiar todos los productos del almacén que elijas a esta sucursal, en 0 de stock. Es el mismo producto, no una copia — así los traslados funcionan.”

Mientras corre muestra “Copiando productos… N agregados” y “No cierres esta ventana.”

Es seguro reintentarlo

Si algo falla, los que ya se copiaron quedan y puedes volver a intentar sin duplicar nada.

El botón solo aparece un rato

Se muestra únicamente en la sucursal que acabas de crear en esa sesión. Si recargas la página, desaparece.

Eliminar una sucursal

Se bloquea en estos casos, en este orden:

1. Es la sucursal principal → “No se puede eliminar el establecimiento principal del sistema.”
2. Tiene usuarios asignados → “Esta sucursal tiene N usuario(s) asignado(s). Reasígnalos a otra sucursal antes de eliminarla.”
3. Tiene comprobantes o compras → “Esta sucursal tiene documentos o compras registradas. No puede eliminarse para preservar el historial contable.”
4. Cualquier otro vínculo → “No se puede eliminar: la sucursal tiene registros vinculados en el sistema.”

En la práctica, eliminar una sucursal casi nunca funciona

Como al crearla se le generan 18 series automáticamente, y esas series no se pueden borrar todas (el sistema no deja eliminar la última de cada tipo), la sucursal casi siempre queda con el mensaje del caso 4.

Esto significa que el consejo de “elimina una sucursal para liberar cupo de tu plan” normalmente no se puede cumplir. Si necesitas más sucursales, la vía real es ampliar el plan.

No se pueden desactivar

Tampoco existe una opción de “desactivar” una sucursal — no hay ese estado en el sistema.

Sobre la pantalla de Almacenes

Existe, pero no tiene enlace en el menú y en el uso normal no la necesitas. Lo único que se puede hacer ahí es cambiarle el nombre a un almacén: no se pueden crear ni eliminar.

Aparte existe Ubicaciones de almacén, que son subdivisiones dentro de un almacén (pasillo, estante). Es otra función, con su propio interruptor.

Traslados entre sucursales

Sí se puede. El formulario de traslado muestra todos los almacenes de la empresa, sin importar a qué sucursal pertenezcan. Ver Traslados entre almacenes.

La serie del documento la aporta la sucursal del almacén de origen — por eso ese local necesita su serie de traslado configurada.

Permisos

Para ver la pantalla necesitas el permiso “Establecimientos” dentro del módulo Usuarios y Locales.

Los botones son solo para Administradores

Si tienes el permiso pero tu perfil no es Administrador, ves las tarjetas pero sin ningún botón: no puedes editar, ni eliminar, ni entrar a Series. Lo único que sí puedes hacer es crear una sucursal nueva.