Emisión masiva de comprobantes desde Excel

En resumen: los 4 pasos

1. En el listado de comprobantes, presiona el ícono de Emisión Masiva (tooltip: “Emite varios comprobantes a la vez”).
2. Presiona Descargar formato, llena el Excel y súbelo.
3. Presiona Validar archivo y revisa la vista previa.
4. Presiona Emitir N comprobante(s) y espera sin cerrar la ventana.

Se emiten de verdad y van a SUNAT

Esto no es una carga de prueba. Cada fila se convierte en un comprobante real: descuenta stock, consume numeración y se envía a SUNAT igual que si lo hubieras emitido a mano. No hay forma de deshacer una emisión masiva — solo anular comprobante por comprobante.

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El Excel: las 10 columnas

Descarga la plantilla desde el botón Descargar formato del paso 1 (archivo formato_emision_masiva.xlsx). No cambies el orden ni el nombre de las columnas.

Columna	Obligatoria	Qué poner
Referencia	Sí, en la primera fila de cada comprobante	Un código que tú inventas (ej. FAC-001). Es lo que agrupa las filas de un mismo comprobante.
RUC o DNI del cliente	Sí, al menos una vez por grupo	El cliente ya tiene que estar registrado en tu sistema
Codigo del producto	Sí, en cada fila	El código interno tal como está en Productos
Descripcion en el comprobante	No	Si lo dejas vacío, sale el nombre del producto
Cantidad	Sí, en cada fila	Número
Moneda	No	PEN, USD… Vacío = soles
Precio unitario	Sí, en cada fila	Con IGV incluido
Detraccion (codigo)	—	Ver la advertencia de abajo
Fecha de vencimiento	No	Acepta 31/05/2026, 31-05-2026 o 2026-05-31. Vacío = hoy
F=Factura / B=Boleta	No	F o B. Cualquier otra cosa, o vacío, se toma como Factura

Un comprobante con varios productos

Repite la Referencia en cada fila. La primera fila lleva todos los datos; en las siguientes puedes dejar vacíos el cliente, la fecha de vencimiento y el tipo F/B — se heredan. El código, la cantidad y el precio sí van en cada fila.

La columna de Detracción no funciona

Aparece en la plantilla pero el sistema no la lee. Si la llenas, no pasa nada — el comprobante sale sin detracción. Los comprobantes con detracción hay que emitirlos uno por uno desde el formulario.

Lo que NO puedes elegir

El asistente no tiene campos de configuración. Todo esto se decide solo:

	Qué usa
Serie	La primera serie no-contingencia de tu local para ese tipo
Número	El correlativo siguiente
Fecha de emisión	Siempre hoy — no existe columna para cambiarla
Local	El tuyo
Tipo de cambio	El del día
Formato del PDF	A4
Tipo de operación	Venta interna

Todos salen pendientes de pago

La emisión masiva no registra el cobro. Los comprobantes quedan sin pagar y tienes que cobrarlos después desde Cuentas por cobrar. Tampoco admite descuentos, cargos, guías, anticipos, observaciones ni orden de compra.

Los errores que puede mostrar

Si una fila tiene algo mal, aparece en la caja naranja del paso 2 con el número de fila y el motivo:

• El número de documento es requerido en la primera fila
• El número de cliente es requerido
• El cliente no existe: <número> — hay que darlo de alta en Clientes primero
• Para Factura (F) el cliente debe tener RUC
• El código interno es requerido / El código interno no existe: <código>
• La cantidad es requerida / El precio unitario es requerido
• La moneda no existe: <código>
• No se encontró serie para Factura (F) o para Boleta (B)

Puedes emitir boleta a un RUC sin que el sistema te avise

La validación existe solo al revés: si pides Factura y el cliente tiene DNI, te frena. Si pides Boleta y el cliente tiene RUC, la emite igual. Revisa tu columna F/B antes de subir.

El error más peligroso: un comprobante puede salir incompleto

Si un comprobante tiene 3 productos y uno tiene el código mal, ese comprobante aparece en la lista roja de errores pero igual se emite con los otros 2 productos.

Es decir: crees que no salió, y salió — con un número fiscal ya consumido y faltándole un producto.

Por eso, si el paso 2 te muestra errores, no presiones Emitir. Corrige el Excel primero y vuelve a validar hasta que la lista roja quede vacía.

Durante y después de la emisión

Los comprobantes se emiten uno por uno, con una barra de progreso que dice “Emitiendo comprobantes… (X / Y)”.

No cierres la pestaña

El proceso corre en tu navegador. Si cierras la ventana a la mitad, se detiene ahí — los que ya salieron quedan emitidos y el resto no se emite.

Si un comprobante falla, el proceso no se detiene: lo marca como Error y sigue con el siguiente.

Al terminar verás “N emitidos” y “N fallidos”, y un botón Descargar resultados que baja tu mismo Excel con una columna extra al final que dice OK: F001-000123 o ERROR: motivo en cada fila (las fallidas en rojo).

Ese archivo es tu archivo de reintento

Borra las filas que dicen OK, corrige las que dicen ERROR, y vuelve a subirlo. Es importante borrar las OK: el sistema no controla duplicados — si vuelves a subir el archivo completo, re-emite todo otra vez.

Descarga los resultados antes de cerrar

Si cierras la ventana sin descargar, el resultado se pierde y ya no hay forma de recuperarlo desde el asistente.

Qué pasa con SUNAT

Los comprobantes siguen exactamente el mismo camino que uno emitido a mano:

• Si tienes el envío automático activado, salen a SUNAT solos.
• Si lo tienes apagado, quedan en Registrado y los envías después desde Gestión SUNAT.
• Las boletas siguen la regla de resumen que ya tengas configurada.
• Se respeta el límite de comprobantes de tu plan: si llegas al tope a mitad del proceso, los siguientes fallan con ese mensaje.

Solo boletas y facturas

No se pueden emitir notas de crédito ni de débito por esta vía.

Los otros botones de importación (no los confundas)

En la misma fila de íconos puede haber otras opciones. Son cosas distintas:

Opción	Quién pone el número	¿El producto debe existir?	¿La ves siempre?
Emisión Masiva (este artículo)	FactuSmart	Sí, por código interno	Sí
Importar Formato 1 / Formato 2	Viene en el Excel	No	No — hay que solicitarla
Importar Formato Excel	FactuSmart	No	No — hay que solicitarla
Nota de Cpe. Externo	FactuSmart	Sí	Sí

Importar Formato 1 y 2 sirven para traer comprobantes que ya tienen serie y número asignados desde otro sistema (típico de un traspaso desde otro programa). Vienen desactivadas y se habilitan a pedido.

Importar Formato Excel es distinto: ahí eliges tú el tipo de documento y la serie antes de subir el archivo, y FactuSmart pone la numeración. Los productos van por nombre libre, sin necesidad de que existan en tu catálogo. Si el Excel trae el correo del cliente, envía el comprobante por correo automáticamente.

Nota de Cpe. Externo no es un importador: es el formulario para emitir una nota de crédito o débito contra un comprobante emitido en otro sistema de facturación.