Registrar un gasto en el negocio

En resumen: cómo registrar un gasto

1. Ve a Compras → Gastos diversos y presiona Crear.
2. Elige el Tipo de comprobante (Planilla, Recibo por honorario, Servicio público, Otros, u otros que tu empresa haya configurado).
3. Elige o crea el Proveedor y el Motivo del gasto.
4. Presiona + Agregar detalle para cada concepto (descripción + monto) — el total se suma solo.
5. En “Método de gasto”, indica de dónde sale el dinero (Caja chica, tarjeta, etc.).
6. Presiona Generar.

El número del gasto ya no lo escribes tú

Se asigna automáticamente al guardar (formato tipo EG01-00000001) — no hay ningún campo donde ingresarlo a mano.

El resto del artículo explica la distribución de pagos, cómo agregar abonos después, y una restricción importante al anular un gasto de una caja ya cerrada.

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El formulario

• Tipo de comprobante, Proveedor (puedes crearlo sin salir del formulario) y Motivo son obligatorios.
• Moneda, Fecha de emisión y Tipo de cambio — el tipo de cambio se completa solo según SUNAT, pero puedes editarlo.
• Detalle del gasto: presiona + Agregar detalle por cada concepto (descripción y monto). El total general se calcula solo sumando estas líneas — no hay un campo de “total” para escribir directo.

No puedes guardar un gasto sin al menos un detalle

El botón para generar el gasto solo aparece habilitado cuando agregaste al menos una línea de detalle.

De dónde sale el dinero (Método de gasto)

En la tabla “Método de gasto”, la primera fila viene por defecto en Caja chica — en ese caso el dinero sale directo de tu Caja General abierta, y el campo “Destino” queda bloqueado (no aplica). Si eliges cualquier otro método (tarjeta, etc.), tienes que elegir una cuenta bancaria como destino.

Puedes dividir el pago entre varios métodos con el enlace + Agregar (ej. mitad caja chica, mitad tarjeta).

Si no tienes caja abierta, no puedes registrar el gasto con Caja chica

El sistema te avisa que primero tienes que abrir tu caja.

Después de guardar

Se abre una confirmación con el número asignado, con opción de Imprimir A4 y de crear otro gasto directo.

Agregar pagos después (abonos)

En el listado, botón Pagos de la fila. Se abre el detalle de pagos ya registrados con los totales Pagado, A pagar y Pendiente. El botón + Nuevo solo aparece si queda saldo pendiente — ahí puedes elegir fecha, método, destino (aquí sí puedes elegir “Caja General” como destino), referencia, y adjuntar una foto del comprobante. Cada pago se puede eliminar individualmente.

Editar y anular

Editar solo está disponible si el gasto no está anulado. Anular solo aparece si el gasto está en estado normal (Aceptado) — y es una acción que no se puede deshacer.

Gasto de una caja ya cerrada

Si el gasto pertenece a una caja que ya se cerró, un usuario normal no puede editarlo ni anularlo — solo un administrador puede hacerlo. Al hacerlo, el sistema recalcula automáticamente el cuadre de esa caja para que los números sigan cuadrando.

Dónde se refleja en Finanzas

Los gastos pagados con Caja chica aparecen como egreso en el cuadre de esa caja. Los pagados con otro método se descuentan de la cuenta bancaria elegida. El reporte Finanzas → Balance tiene una columna de Gastos y compara ingresos vs. egresos por mes.

Configurar las listas del formulario

Los catálogos que alimentan el formulario (Tipos de comprobante, Motivos, Métodos de pago) se administran desde Configuraciones → Finanzas y pagos, no dentro de la pantalla de Gastos misma. Ahí puedes agregar, editar o eliminar tus propios tipos y motivos — el sistema no te deja eliminar uno que ya esté siendo usado en algún gasto registrado.